Dùng Chung Bộ Nhớ Googledriveone giá rẻ không giới hạn dung lượng
Chắc hẳn nhiều người dùng Google Drive Unlimited thắc mắc Bộ nhớ dùng chung (Shared Drives) là gì và cách sử dụng như thế nào? Khi truy cập Google Drive, một số tài khoản sẽ thấy mục Bộ nhớ dùng chung (Shared Drives) xuất hiện phía dưới My Drive. Vậy bộ nhớ này có gì đặc biệt và nó hoạt động ra sao?
Shared Drives (trước đây là Team Drives) là không gian lưu trữ chung dành cho các nhóm dự án, phòng ban trong doanh nghiệp. Tính năng này cho phép các thành viên dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm, và truy cập tài liệu của nhóm từ bất kỳ đâu, trên mọi thiết bị.
Không giống như dữ liệu trong My Drive thuộc về một cá nhân nhất định, các tệp tin trong Shared Drives thuộc về một nhóm chung. Điều này giúp đảm bảo rằng, ngay cả khi thành viên của nhóm nghỉ việc, toàn bộ dữ liệu vẫn được giữ nguyên và các thành viên còn lại có thể tiếp tục truy cập. Nhờ đó, quá trình chuyển giao công việc cho nhân sự mới diễn ra suôn sẻ hơn, giúp họ thích ứng nhanh chóng với nhiệm vụ của công ty.
Shared Drives được hỗ trợ trên các phiên bản Google Workspace như:
Các tài khoản Gmail cá nhân hoặc những người dùng Google Workspace phiên bản Business Starter sẽ không có quyền truy cập hoặc sử dụng bộ nhớ dùng chung này.
Truy cập Google Drive qua đường dẫn: https://drive.google.com. Sau khi đăng nhập, bạn có thể truy cập trực tiếp Bộ nhớ dùng chung (Shared Drives) qua đường link: https://drive.google.com/drive/shared-drives hoặc nhấp vào mục Bộ nhớ dùng chung trong giao diện Drive.
Trong giao diện này, bạn sẽ thấy một số khu vực chính:
Khi tạo bộ nhớ dùng chung mới, bạn cần đặt tên cho nó. Đặt tên tùy ý, miễn là dễ nhớ cho nhóm của bạn. Sau đó, nhấp vào "Tạo" để chuyển sang bước tiếp theo.
Sau khi tạo xong, bạn sẽ vào giao diện chính của Shared Drive vừa tạo. Tại đây, bạn sẽ thấy:
Để thêm thành viên mới, bạn chỉ cần nhập tên hoặc email của họ. Tại đây, bạn cũng có thể phân quyền cho từng thành viên:
Lưu ý rằng quyền Người quản lý nội dung là mặc định, nhưng bạn nên chọn quyền Người đóng góp để tránh rủi ro chỉnh sửa nhầm tài liệu. Sau khi hoàn tất, nhấp "Gửi" để thông báo cho thành viên.
Bạn có thể xem và chỉnh sửa quyền hạn hoặc xóa thành viên khỏi Shared Drives bằng cách nhấp vào liên kết "2 thành viên" trong giao diện.
Nhấp vào biểu tượng tam giác lộn ngược ở cuối tên của nhóm để truy cập các tính năng sau:
Nhấp vào biểu tượng "i" bên phải giao diện để xem lịch sử hoạt động của các thành viên trong nhóm.
Việc upload và chia sẻ file trên Bộ nhớ dùng chung (Shared Drives) gần giống với việc sử dụng Google Drive cá nhân. Tuy nhiên, có một số điểm khác biệt quan trọng mà bạn cần lưu ý khi sử dụng bộ nhớ dùng chung:
Tiêu chí | Google Shared Drives (Team Drives) | My Drive |
---|---|---|
Ai sở hữu file/thư mục? | Nhóm (nhiều người trong team) | Người tạo file hoặc thư mục |
Khôi phục file | Có thể nếu bạn có vai trò quản lý hoặc quản lý nội dung | Có |
Di chuyển file | Có, nếu bạn là chủ sở hữu và có vai trò quản lý | Có |
Di chuyển thư mục | Không thể di chuyển từ My Drive sang Shared Drives | Có |
Chia sẻ | Có thể chia sẻ file nhưng không chia sẻ thư mục | Chia sẻ thư mục và file linh hoạt |
Thùng rác | Thùng rác riêng, xóa sau 30 ngày | File/thư mục trong thùng rác có thể khôi phục |
Quyền thừa kế | Quyền được kế thừa khi di chuyển file | Quyền cấp thư mục được truyền cho file trong đó |
Đính kèm file vào Google Calendar | Có thể truy cập file trong Shared Drives từ Calendar | Có thể truy cập file trong My Drive từ Calendar |
Hỗ trợ di động | Hỗ trợ trên thiết bị di động, hiệu suất khác nhau tùy ứng dụng | Hỗ trợ đầy đủ trên các thiết bị di động |
Việc sử dụng Bộ nhớ dùng chung trong Google Drive mang lại sự tiện lợi và an toàn trong việc lưu trữ và chia sẻ dữ liệu nhóm. Tuy nhiên, cần lưu ý các hạn chế về việc chia sẻ và di chuyển thư mục. Hy vọng hướng dẫn trên giúp bạn hiểu rõ hơn và tối ưu hóa quá trình sử dụng Google Drive.
Tác giả: bientap2phung
Nguồn tin: eka .vn https
Ý kiến bạn đọc
Những tin mới hơn
Những tin cũ hơn