Dùng Chung Bộ Nhớ Googledriveone giá rẻ không giới hạn dung lượng

Dùng Chung Bộ Nhớ Googledriveone giá rẻ không giới hạn dung lượng

Chắc hẳn nhiều người dùng Google Drive Unlimited thắc mắc Bộ nhớ dùng chung (Shared Drives) là gì và cách sử dụng như thế nào? Khi truy cập Google Drive, một số tài khoản sẽ thấy mục Bộ nhớ dùng chung (Shared Drives) xuất hiện phía dưới My Drive. Vậy bộ nhớ này có gì đặc biệt và nó hoạt động ra sao?

Tổng Quan Về Shared Drives – Bộ Nhớ Dùng Chung Của Google Workspace

Shared Drives (trước đây là Team Drives) là không gian lưu trữ chung dành cho các nhóm dự án, phòng ban trong doanh nghiệp. Tính năng này cho phép các thành viên dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm, và truy cập tài liệu của nhóm từ bất kỳ đâu, trên mọi thiết bị.

Không giống như dữ liệu trong My Drive thuộc về một cá nhân nhất định, các tệp tin trong Shared Drives thuộc về một nhóm chung. Điều này giúp đảm bảo rằng, ngay cả khi thành viên của nhóm nghỉ việc, toàn bộ dữ liệu vẫn được giữ nguyên và các thành viên còn lại có thể tiếp tục truy cập. Nhờ đó, quá trình chuyển giao công việc cho nhân sự mới diễn ra suôn sẻ hơn, giúp họ thích ứng nhanh chóng với nhiệm vụ của công ty.

Dùng Chung Bộ Nhớ Googledriveone giá rẻ không giới hạn dung lượng

Những Điểm Nổi Bật Của Shared Drives

• Dung lượng: Shared Drives không giới hạn dung lượng. Tuy nhiên, dung lượng sẽ được tính vào tài khoản của người tải tệp lên.
• Chia sẻ: Cho phép chia sẻ trong nội bộ công ty và cả bên ngoài.
• Phân quyền: Người quản trị có thể phân quyền cho các thành viên với các cấp độ như xem, thêm, xóa, sửa tệp. Thậm chí, người dùng bên ngoài được phân quyền cũng có thể thực hiện các thao tác này giống như trong nội bộ.

Các Phiên Bản Hỗ Trợ Shared Drives

Shared Drives được hỗ trợ trên các phiên bản Google Workspace như:

• Business Standard
• Business Plus
• Enterprise (bao gồm Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus)
• G Suite for Education dành cho giáo dục.

Lưu Ý Đối Với Tài Khoản Cá Nhân

Các tài khoản Gmail cá nhân hoặc những người dùng Google Workspace phiên bản Business Starter sẽ không có quyền truy cập hoặc sử dụng bộ nhớ dùng chung này.

Hướng Dẫn Sử Dụng Bộ Nhớ Dùng Chung (Shared Drives)

Bước 1: Đăng nhập vào Google Drive

Truy cập Google Drive qua đường dẫn: https://drive.google.com. Sau khi đăng nhập, bạn có thể truy cập trực tiếp Bộ nhớ dùng chung (Shared Drives) qua đường link: https://drive.google.com/drive/shared-drives hoặc nhấp vào mục Bộ nhớ dùng chung trong giao diện Drive.

Bước 2: Giao diện cơ bản của Shared Drives

Trong giao diện này, bạn sẽ thấy một số khu vực chính:

• Phần dung lượng (khoanh xanh dương): Vì dung lượng không giới hạn, bạn không cần lo lắng về phần này.
• Các bộ nhớ dùng chung hiện hữu (khoanh xanh lá): Danh sách các Shared Drives mà bạn đã tạo hoặc được tham gia.
• Tạo bộ nhớ dùng chung mới (khoanh cam): Nhấp vào đây để bắt đầu tạo một Shared Drive mới.

Bước 3: Đặt tên cho bộ nhớ dùng chung

Khi tạo bộ nhớ dùng chung mới, bạn cần đặt tên cho nó. Đặt tên tùy ý, miễn là dễ nhớ cho nhóm của bạn. Sau đó, nhấp vào "Tạo" để chuyển sang bước tiếp theo.

Dùng Chung Bộ Nhớ Googledriveone giá rẻ không giới hạn dung lượng

Bước 4: Cấu hình bộ nhớ dùng chung

Sau khi tạo xong, bạn sẽ vào giao diện chính của Shared Drive vừa tạo. Tại đây, bạn sẽ thấy:

• Tên của bộ nhớ dùng chung.
• Danh sách thành viên và tùy chọn thêm thành viên mới.

Bước 5: Thêm thành viên vào bộ nhớ dùng chung

Để thêm thành viên mới, bạn chỉ cần nhập tên hoặc email của họ. Tại đây, bạn cũng có thể phân quyền cho từng thành viên:

• Người quản lý: Toàn quyền quản lý các thành viên và tài liệu.
• Người quản lý nội dung: Có thể tải, chỉnh sửa, xóa mọi tài liệu.
• Người đóng góp: Tải lên và chỉnh sửa tài liệu nhưng không quản lý thành viên.
• Người nhận xét: Chỉ có thể nhận xét (comment) các tệp.
• Người xem: Chỉ có thể xem tài liệu.

Lưu ý rằng quyền Người quản lý nội dung là mặc định, nhưng bạn nên chọn quyền Người đóng góp để tránh rủi ro chỉnh sửa nhầm tài liệu. Sau khi hoàn tất, nhấp "Gửi" để thông báo cho thành viên.

Bước 6: Chỉnh sửa quyền hạn thành viên

Bạn có thể xem và chỉnh sửa quyền hạn hoặc xóa thành viên khỏi Shared Drives bằng cách nhấp vào liên kết "2 thành viên" trong giao diện.

Bước 7: Quản lý các tính năng khác

Nhấp vào biểu tượng tam giác lộn ngược ở cuối tên của nhóm để truy cập các tính năng sau:

• Thêm thành viên
• Quản lý thành viên
• Gửi email cho các thành viên
• Cài đặt bộ nhớ dùng chung
• Thay đổi chủ đề
• Đổi tên
• Xem thùng rác

Bước 8: Xem lịch sử hoạt động

Nhấp vào biểu tượng "i" bên phải giao diện để xem lịch sử hoạt động của các thành viên trong nhóm.

Upload và Chia Sẻ File Trên Bộ Nhớ Dùng Chung Google Drive

Việc upload và chia sẻ file trên Bộ nhớ dùng chung (Shared Drives) gần giống với việc sử dụng Google Drive cá nhân. Tuy nhiên, có một số điểm khác biệt quan trọng mà bạn cần lưu ý khi sử dụng bộ nhớ dùng chung:

Một Số Lưu Ý Quan Trọng:

• Bạn không thể chia sẻ thư mục trong bộ nhớ dùng chung, chỉ có thể chia sẻ từng file riêng lẻ.
• Bạn không thể di chuyển thư mục từ My Drive (Drive của tôi) sang Bộ nhớ dùng chung, nhưng có thể di chuyển file. File đó phải thuộc quyền sở hữu của bạn.
• Nếu file không thuộc quyền sở hữu của bạn, bạn có thể sao chép file thành của mình trước khi di chuyển vào Bộ nhớ dùng chung.

Dùng Chung Bộ Nhớ Googledriveone giá rẻ không giới hạn dung lượng

Cách Thoát Khỏi Bộ Nhớ Dùng Chung Google Drive và Xóa Bộ Nhớ Dùng Chung

1. Thoát Khỏi Bộ Nhớ Dùng Chung:

• Nếu bạn là Người quản lý, bạn có thể vào Quản lý thành viên và xóa thành viên mình muốn xóa.
• Nếu bạn là Người quản lý nội dung, Người đóng góp, Người nhận xét, hoặc Người xem, bạn sẽ cần yêu cầu Người quản lý xóa bạn khỏi bộ nhớ dùng chung.

2. Xóa Bộ Nhớ Dùng Chung:

• Xóa tất cả nội dung, file, và thư mục trong bộ nhớ dùng chung, sau đó chọn Xóa bộ nhớ dùng chung.
• Hoặc vào Quản lý thành viên và xóa bạn ra khỏi nhóm để xóa bộ nhớ dùng chung.

Sự Khác Biệt Giữa Shared Drives (Bộ Nhớ Dùng Chung) và My Drive (Drive Của Tôi)

Kết Luận

Việc sử dụng Bộ nhớ dùng chung trong Google Drive mang lại sự tiện lợi và an toàn trong việc lưu trữ và chia sẻ dữ liệu nhóm. Tuy nhiên, cần lưu ý các hạn chế về việc chia sẻ và di chuyển thư mục. Hy vọng hướng dẫn trên giúp bạn hiểu rõ hơn và tối ưu hóa quá trình sử dụng Google Drive.