Sử dụng tạo tài khoản drive google one không giới hạn dung lượng nhanh gọn Chắc hẳn nhiều người dùng Google Drive Unlimited thắc mắc về Bộ nhớ dùng chung là gì và cách sử dụng nó ra sao. Khi sử dụng Google Drive, một số tài khoản sẽ thấy Bộ nhớ dùng chung (hay còn gọi là Shared Drives) hiển thị dưới My Drive.
Bộ nhớ dùng chung (tên cũ là Team Drives) là không gian lưu trữ chung dành cho các nhóm dự án hoặc phòng ban trong công ty. Đây là nơi các thành viên có thể dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm và truy cập các tệp nhóm từ bất kỳ thiết bị nào và ở bất kỳ đâu.
Không giống như các tệp trong My Drive thuộc về cá nhân, các tệp trong Shared Drives thuộc về cả nhóm. Điều này có nghĩa là nếu có thành viên trong nhóm nghỉ việc, các tệp đó vẫn được lưu giữ nguyên vẹn, giúp cho nhóm tiếp tục truy cập và chia sẻ thông tin, đồng thời hỗ trợ người mới dễ dàng tiếp quản công việc từ nhân sự cũ mà không gặp gián đoạn.
Sử dụng tạo tài khoản drive google one không giới hạn dung lượng nhanh gọn
Lưu ý: Tài khoản Gmail cá nhân và người dùng Google Workspace phiên bản Business Starter sẽ không có quyền truy cập vào bộ nhớ dùng chung này.
Bước 1: Đầu tiên, đăng nhập vào Google Drive qua đường dẫn: https://drive.google.com. Sau khi đăng nhập thành công, bạn có thể truy cập trực tiếp vào bộ nhớ dùng chung tại: https://drive.google.com/drive/shared-drives hoặc nhấp vào mục Bộ nhớ dùng chung trên giao diện Drive.
Bước 2: Đây là giao diện cơ bản của Google Drive. Một số điểm cần chú ý:
Bước 3: Sau khi nhấn vào Tạo bộ nhớ dùng chung mới, bạn sẽ cần đặt tên cho bộ nhớ này. Tên có thể tùy ý, miễn là bạn nhớ được để dễ quản lý. Sau khi đặt tên xong, nhấn vào Tạo để tiếp tục.
Bước 4: Sau khi tạo, bạn sẽ được chuyển đến giao diện của bộ nhớ dùng chung mới. Tại đây, một số thông tin quan trọng sẽ được hiển thị như:
Tên bộ nhớ dùng chung (ví dụ: EKA SHOP).
Số lượng thành viên và tùy chọn liên kết để thêm thành viên mới.
Bước 5: Thêm thành viên vào bộ nhớ dùng chung
Ở bước này, bạn sẽ thêm thành viên mới vào Bộ nhớ dùng chung (Shared Drives). Dưới đây là các yêu cầu cần thực hiện:
Theo mặc định, Google sẽ đặt quyền Người quản lý nội dung cho các thành viên mới. Tuy nhiên, để giảm rủi ro trong việc chỉnh sửa nhầm tài liệu, bạn nên chọn quyền Người đóng góp. Điều này giúp bảo vệ tài liệu của nhóm mà không phải lo lắng về việc xóa nhầm tài liệu. Mặc dù Google có chức năng khôi phục (roll-back), nhưng quy trình khá phức tạp.
Sử dụng tạo tài khoản drive google one không giới hạn dung lượng nhanh gọn
Bạn cũng có thể ghi chú cho thành viên mới (tùy chọn). Sau khi hoàn tất, nhấn Gửi để Google thông báo cho các thành viên mới.
Sau khi bước 5 thành công, bạn có thể quản lý và chỉnh sửa các thành viên trong nhóm. Để xem nhanh danh sách thành viên hoặc thay đổi quyền hạn, bạn có thể nhấn vào liên kết “2 thành viên” hoặc số lượng thành viên hiện tại.
Khi nhấn vào liên kết tại bước 6, một cửa sổ pop-up sẽ xuất hiện hiển thị toàn bộ danh sách thành viên. Tại đây, bạn có thể chỉnh sửa quyền truy cập hoặc xóa thành viên khỏi nhóm. Vì giao diện bằng tiếng Việt nên bạn sẽ dễ dàng thực hiện các thao tác này mà không cần nhiều hướng dẫn.
Bên cạnh việc thêm và quản lý thành viên, bạn có thể sử dụng nhiều chức năng khác trong Bộ nhớ dùng chung bằng cách nhấn vào biểu tượng hình tam giác lộn ngược bên cạnh tên nhóm. Dưới đây là các lựa chọn:
Thêm thành viên: Đã được hướng dẫn chi tiết ở bước 5.
Quản lý thành viên: Đã được hướng dẫn ở bước 7.
Gửi email cho các thành viên: Bạn có thể gửi thông báo cho tất cả thành viên trong nhóm, ví dụ như thông báo về sự kiện hoặc tài liệu mới.
Cài đặt bộ nhớ dùng chung: Tùy chỉnh các thiết lập liên quan đến bộ nhớ dùng chung.
Thay đổi chủ đề: Thay đổi giao diện hoặc ảnh bìa của nhóm, tương tự như thay đổi ảnh bìa trên Facebook.
Đổi tên: Đổi tên bộ nhớ dùng chung.
Tìm kiếm trong: Tìm kiếm nội dung bên trong nhóm.
Xem thùng rác: Xem các tệp tin đã bị xóa và khôi phục nếu cần thiết.
Xóa drive nhóm: Xóa toàn bộ bộ nhớ dùng chung nếu không còn cần thiết.
Bước 9: Xem lịch sử hoạt động của các thành viên trong Bộ nhớ dùng chung
Sử dụng tạo tài khoản drive google one không giới hạn dung lượng nhanh gọn
Bạn có thể kiểm tra lịch sử hoạt động của các thành viên trong Bộ nhớ dùng chung bằng cách nhấp vào biểu tượng chữ "i" ở góc phải màn hình.
Giờ đây, người dùng không cần phải lo lắng về việc đồng bộ tài liệu hay tiêu tốn dung lượng bộ nhớ. Với Drive File Stream, bạn và đồng nghiệp có thể truy cập và làm việc từ bất kỳ đâu.
Việc tải lên và chia sẻ tệp tin hay tạo thư mục trong Bộ nhớ dùng chung của Google Drive rất giống với cách bạn sử dụng Drive thông thường. Tuy nhiên, có một số điểm khác biệt quan trọng:
Sao chép file: Nếu file không thuộc quyền sở hữu của bạn, bạn có thể sao chép file đó thành file của mình trước khi di chuyển nó vào Bộ nhớ dùng chung.
Nếu bạn là Người quản lý, bạn có thể vào mục Quản lý thành viên để xóa thành viên khỏi Bộ nhớ dùng chung. Nếu bạn là Người quản lý nội dung, Người đóng góp, Người nhận xét, hoặc Người xem, bạn sẽ cần nhờ Người quản lý xóa bạn ra khỏi Bộ nhớ dùng chung.
Bộ nhớ dùng chung và Drive của tôi có những điểm khác biệt rõ ràng trong cách quản lý file:
GOOGLE SHARED DRIVES (TEAM DRIVES) | MY DRIVE |
---|---|
Ai sở hữu file và folder? | Thành viên trong nhóm |
Khôi phục file | Có, nếu bạn có quyền quản lý, quản lý nội dung hoặc đóng góp. |
Di chuyển file | Có, nếu bạn là chủ sở hữu của tệp và có quyền quản lý hoặc quản lý nội dung. |
Di chuyển folder | Không thể di chuyển thư mục từ Drive của tôi sang Bộ nhớ dùng chung. |
Chia sẻ file/thư mục | Chỉ có thể chia sẻ file, không chia sẻ thư mục. |
File bị xóa trong thùng rác | Sau 30 ngày sẽ bị xóa vĩnh viễn. Chỉ các thành viên có quyền quản lý mới có thể khôi phục. |
Quyền thừa kế | Quyền truy cập vào file được duy trì khi di chuyển sang Bộ nhớ dùng chung. |
Tương thích với Google Calendar | Điều hướng đến file trong Bộ nhớ dùng chung. |
Hỗ trợ di động | Hỗ trợ trên thiết bị di động, tùy thuộc vào ứng dụng và hệ điều hành. |
Qua bài viết này, EKA SHOP đã cung cấp cho bạn cái nhìn chi tiết về Bộ nhớ dùng chung là gì và cách sử dụng nó. Hy vọng thông tin này sẽ giúp ích cho bạn trong việc sử dụng Google Drive một cách hiệu quả hơn.
Tác giả: bientap3nguyenhuy
Nguồn tin: eka. vn
Ý kiến bạn đọc
Những tin mới hơn
Những tin cũ hơn