Sử dụng tạo tài khoản drive google one không giới hạn dung lượng nhanh gọn

Sử dụng tạo tài khoản drive google one không giới hạn dung lượng nhanh gọn Chắc hẳn nhiều người dùng Google Drive Unlimited thắc mắc về Bộ nhớ dùng chung là gì và cách sử dụng nó ra sao. Khi sử dụng Google Drive, một số tài khoản sẽ thấy Bộ nhớ dùng chung (hay còn gọi là Shared Drives) hiển thị dưới My Drive.

Bộ nhớ dùng chung là gì?

Bộ nhớ dùng chung (tên cũ là Team Drives) là không gian lưu trữ chung dành cho các nhóm dự án hoặc phòng ban trong công ty. Đây là nơi các thành viên có thể dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm và truy cập các tệp nhóm từ bất kỳ thiết bị nào và ở bất kỳ đâu.

Không giống như các tệp trong My Drive thuộc về cá nhân, các tệp trong Shared Drives thuộc về cả nhóm. Điều này có nghĩa là nếu có thành viên trong nhóm nghỉ việc, các tệp đó vẫn được lưu giữ nguyên vẹn, giúp cho nhóm tiếp tục truy cập và chia sẻ thông tin, đồng thời hỗ trợ người mới dễ dàng tiếp quản công việc từ nhân sự cũ mà không gặp gián đoạn.
Sử dụng tạo tài khoản drive google one không giới hạn dung lượng nhanh gọn

Các tính năng chính của Bộ nhớ dùng chung

• Dung lượng: Không giới hạn trong Shared Drives, nhưng dung lượng được tính cho tài khoản người tải tệp lên.
• Chia sẻ: Có thể chia sẻ nội bộ trong công ty hoặc với người bên ngoài.
• Phân quyền: Bao gồm quyền xem, thêm, xóa, chỉnh sửa tệp và thêm người dùng bên ngoài. Người dùng bên ngoài cũng có thể được phân quyền tương tự như trong hệ thống nội bộ.
• Hỗ trợ: Bộ nhớ dùng chung có sẵn trên các phiên bản như Business Standard, Business Plus, và các phiên bản Enterprise (Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus), cũng như phiên bản dành cho giáo dục G Suite for Education.

Lưu ý: Tài khoản Gmail cá nhân và người dùng Google Workspace phiên bản Business Starter sẽ không có quyền truy cập vào bộ nhớ dùng chung này.

Hướng dẫn sử dụng Bộ nhớ dùng chung

Bước 1: Đầu tiên, đăng nhập vào Google Drive qua đường dẫn: https://drive.google.com. Sau khi đăng nhập thành công, bạn có thể truy cập trực tiếp vào bộ nhớ dùng chung tại: https://drive.google.com/drive/shared-drives hoặc nhấp vào mục Bộ nhớ dùng chung trên giao diện Drive.

Bước 2: Đây là giao diện cơ bản của Google Drive. Một số điểm cần chú ý:

• Khoanh xanh dương: Hiển thị dung lượng lưu trữ, vì bộ nhớ dùng chung không giới hạn, nên bạn không cần lo lắng về điều này.
• Khoanh xanh lá cây: Hiển thị các bộ nhớ dùng chung hiện có. Bạn có thể tạo mới hoặc chọn bộ nhớ đã được thiết lập sẵn nếu cần.
• Khoanh cam: Nút để tạo bộ nhớ dùng chung mới.

Bước 3: Sau khi nhấn vào Tạo bộ nhớ dùng chung mới, bạn sẽ cần đặt tên cho bộ nhớ này. Tên có thể tùy ý, miễn là bạn nhớ được để dễ quản lý. Sau khi đặt tên xong, nhấn vào Tạo để tiếp tục.

Bước 4: Sau khi tạo, bạn sẽ được chuyển đến giao diện của bộ nhớ dùng chung mới. Tại đây, một số thông tin quan trọng sẽ được hiển thị như:

Tên bộ nhớ dùng chung (ví dụ: EKA SHOP).

Số lượng thành viên và tùy chọn liên kết để thêm thành viên mới.
Bước 5: Thêm thành viên vào bộ nhớ dùng chung

Ở bước này, bạn sẽ thêm thành viên mới vào Bộ nhớ dùng chung (Shared Drives). Dưới đây là các yêu cầu cần thực hiện:

1. Nhập tên hoặc địa chỉ email của các thành viên bạn muốn thêm vào bộ nhớ dùng chung. Nên nhập email để tránh nhầm lẫn.
2. Ở phần cấp quyền, bạn có các lựa chọn sau:
   • Người quản lý: Thành viên này có toàn quyền quản lý, có thể thêm/xóa thành viên, tải lên, chỉnh sửa và xóa tài liệu do các thành viên khác tải lên.
   • Người quản lý nội dung: Có quyền tải lên, chỉnh sửa và xóa tất cả các tập tin trong folder của bộ nhớ dùng chung.
   • Người đóng góp: Chỉ có thể tải lên và chỉnh sửa tập tin hiện có, nhưng không thể xóa tập tin của thành viên khác.
   • Người nhận xét: Có thể nhận xét (comment) trên tất cả các tập tin, nhưng không có quyền tải lên hoặc chỉnh sửa.
   • Người xem: Chỉ có thể xem các tệp tin.

Theo mặc định, Google sẽ đặt quyền Người quản lý nội dung cho các thành viên mới. Tuy nhiên, để giảm rủi ro trong việc chỉnh sửa nhầm tài liệu, bạn nên chọn quyền Người đóng góp. Điều này giúp bảo vệ tài liệu của nhóm mà không phải lo lắng về việc xóa nhầm tài liệu. Mặc dù Google có chức năng khôi phục (roll-back), nhưng quy trình khá phức tạp.
Sử dụng tạo tài khoản drive google one không giới hạn dung lượng nhanh gọn

Bạn cũng có thể ghi chú cho thành viên mới (tùy chọn). Sau khi hoàn tất, nhấn Gửi để Google thông báo cho các thành viên mới.

Bước 6: Xem và chỉnh sửa thành viên

Sau khi bước 5 thành công, bạn có thể quản lý và chỉnh sửa các thành viên trong nhóm. Để xem nhanh danh sách thành viên hoặc thay đổi quyền hạn, bạn có thể nhấn vào liên kết “2 thành viên” hoặc số lượng thành viên hiện tại.

Bước 7: Quản lý thành viên

Khi nhấn vào liên kết tại bước 6, một cửa sổ pop-up sẽ xuất hiện hiển thị toàn bộ danh sách thành viên. Tại đây, bạn có thể chỉnh sửa quyền truy cập hoặc xóa thành viên khỏi nhóm. Vì giao diện bằng tiếng Việt nên bạn sẽ dễ dàng thực hiện các thao tác này mà không cần nhiều hướng dẫn.

Bước 8: Các chức năng bổ sung trong Bộ nhớ dùng chung

Bên cạnh việc thêm và quản lý thành viên, bạn có thể sử dụng nhiều chức năng khác trong Bộ nhớ dùng chung bằng cách nhấn vào biểu tượng hình tam giác lộn ngược bên cạnh tên nhóm. Dưới đây là các lựa chọn:

Thêm thành viên: Đã được hướng dẫn chi tiết ở bước 5.

Quản lý thành viên: Đã được hướng dẫn ở bước 7.

Gửi email cho các thành viên: Bạn có thể gửi thông báo cho tất cả thành viên trong nhóm, ví dụ như thông báo về sự kiện hoặc tài liệu mới.

Cài đặt bộ nhớ dùng chung: Tùy chỉnh các thiết lập liên quan đến bộ nhớ dùng chung.

Thay đổi chủ đề: Thay đổi giao diện hoặc ảnh bìa của nhóm, tương tự như thay đổi ảnh bìa trên Facebook.

Đổi tên: Đổi tên bộ nhớ dùng chung.

Tìm kiếm trong: Tìm kiếm nội dung bên trong nhóm.

Xem thùng rác: Xem các tệp tin đã bị xóa và khôi phục nếu cần thiết.

Xóa drive nhóm: Xóa toàn bộ bộ nhớ dùng chung nếu không còn cần thiết.
Bước 9: Xem lịch sử hoạt động của các thành viên trong Bộ nhớ dùng chung
Sử dụng tạo tài khoản drive google one không giới hạn dung lượng nhanh gọn

Bạn có thể kiểm tra lịch sử hoạt động của các thành viên trong Bộ nhớ dùng chung bằng cách nhấp vào biểu tượng chữ "i" ở góc phải màn hình.

Giờ đây, người dùng không cần phải lo lắng về việc đồng bộ tài liệu hay tiêu tốn dung lượng bộ nhớ. Với Drive File Stream, bạn và đồng nghiệp có thể truy cập và làm việc từ bất kỳ đâu.

Upload và chia sẻ file trên Bộ nhớ dùng chung Google Drive

Việc tải lên và chia sẻ tệp tin hay tạo thư mục trong Bộ nhớ dùng chung của Google Drive rất giống với cách bạn sử dụng Drive thông thường. Tuy nhiên, có một số điểm khác biệt quan trọng:

• Chia sẻ thư mục: Google không cho phép chia sẻ toàn bộ thư mục trong Bộ nhớ dùng chung, chỉ cho phép chia sẻ từng file để tránh lạm dụng tính năng này.
• Di chuyển thư mục: Bạn không thể di chuyển thư mục từ Drive của tôi sang Bộ nhớ dùng chung. Tuy nhiên, bạn có thể di chuyển file, miễn là file đó thuộc quyền sở hữu của bạn.

• Sao chép file: Nếu file không thuộc quyền sở hữu của bạn, bạn có thể sao chép file đó thành file của mình trước khi di chuyển nó vào Bộ nhớ dùng chung.

  

Cách thoát hoặc xóa Bộ nhớ dùng chung Google Drive

Nếu bạn là Người quản lý, bạn có thể vào mục Quản lý thành viên để xóa thành viên khỏi Bộ nhớ dùng chung. Nếu bạn là Người quản lý nội dung, Người đóng góp, Người nhận xét, hoặc Người xem, bạn sẽ cần nhờ Người quản lý xóa bạn ra khỏi Bộ nhớ dùng chung.

Có hai cách để xóa Bộ nhớ dùng chung:

1. Xóa thành viên: Vào Quản lý thành viên và xóa tất cả thành viên ra khỏi bộ nhớ.
2. Xóa tất cả nội dung: Xóa mọi file và thư mục, sau đó chọn Xóa Bộ nhớ dùng chung.

Sự khác biệt giữa Bộ nhớ dùng chung và Drive của tôi

Bộ nhớ dùng chung và Drive của tôi có những điểm khác biệt rõ ràng trong cách quản lý file:

Kết luận

Qua bài viết này, EKA SHOP đã cung cấp cho bạn cái nhìn chi tiết về Bộ nhớ dùng chung là gì và cách sử dụng nó. Hy vọng thông tin này sẽ giúp ích cho bạn trong việc sử dụng Google Drive một cách hiệu quả hơn.