Google Team Drive là gì Nâng cấp drive one không giới hạn tài khoản dung lượngGoogle Team Drive: Hướng Dẫn Cài Đặt và Sử Dụng
Google Team Drive là một dịch vụ đã tồn tại từ lâu nhưng vẫn chưa được nhiều người biết đến. Trong bài viết này, MGA.vn sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về Google Team Drive, cách cài đặt và sử dụng, cùng với một số mẹo nhỏ giúp bạn tận dụng dịch vụ lưu trữ này với dung lượng không giới hạn và khả năng kiểm soát nội dung cập nhật trong Google Team Drive.
Google Team Drive là không gian chung cho các nhóm (Teams) trong công ty của bạn, cho phép họ dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm và truy cập vào các tệp tài liệu từ bất kỳ đâu và trên bất kỳ thiết bị nào.
Khác với các tệp trong My Drive, tài liệu trong Team Drive thuộc về một nhóm thay vì một cá nhân. Điều này có nghĩa rằng, ngay cả khi có thành viên trong nhóm nghỉ việc, các tệp này vẫn được giữ nguyên và tiếp tục có thể được truy cập, chia sẻ thông tin và hoàn thành công việc.
Lưu ý: Team Drive chỉ hỗ trợ cho các phiên bản G Suite Business, G Suite Enterprise hoặc G Suite for Education. Nếu bạn không thể bật Team Drive, hãy liên hệ với quản trị viên của công ty bạn.
Google Team Drive là gì Nâng cấp drive one không giới hạn tài khoản dung lượng
Người dùng G Suite phiên bản Basic hoặc G Suite miễn phí (tài khoản Gmail không phải theo tên miền doanh nghiệp) sẽ không sử dụng được Team Drive.
Nếu tài khoản của bạn chưa có Google Team Drive, bạn có thể nhanh chóng mua gói giải pháp G Suite Business hoặc G Suite Enterprise tại đây.
Đầu tiên, mở Google Drive tại địa chỉ (drive.google.com). Trên thanh điều hướng bên trái, chọn Team Drives.
Bạn có thể tạo nhiều thư mục Team Drive khác nhau. Khi muốn thêm người dùng hoặc tải tệp lên, bạn phải chọn một thư mục Team Drive mà bạn muốn thực hiện thay đổi.
Lưu ý: Nếu bạn không thể tạo Team Drive, có thể quản trị viên của bạn đã tắt chức năng này. Hãy liên hệ với quản trị viên để được hỗ trợ.
Nếu bạn là quản trị viên G Suite, bạn có thể thực hiện theo các bước sau để bật Team Drive cho doanh nghiệp của mình:
Khi bạn thêm một thành viên mới vào Team Drive, họ sẽ được cấp quyền đầy đủ để upload, chỉnh sửa, xóa tệp hoặc mời thêm thành viên mới. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi quyền hạn của các thành viên này theo ý muốn.
Cách Thêm Thành Viên và Cài Đặt Phân Quyền
Để thêm thành viên và thiết lập quyền truy cập, bạn cần có quyền Full Access trước:
Để phân quyền cho từng thành viên, bạn cần có quyền Full Access:
Để xóa một thành viên, bạn cần có quyền Full Access:
Lưu ý: Nếu bạn xóa ai đó khỏi Team Drive, họ vẫn có thể giữ quyền truy cập vào một số tệp đã được chia sẻ theo các cách khác. Ví dụ, các tệp được chia sẻ ở chế độ “Tất cả mọi người trong công ty đều có thể xem” sẽ vẫn có thể truy cập được.
Lưu ý: Để di chuyển thư mục, hãy liên hệ với quản trị viên của bạn.
Google Team Drive là gì Nâng cấp drive one không giới hạn tài khoản dung lượng
Để thêm tệp vào Team Drive, bạn cần có quyền Edit Access. Tất cả tệp tin bạn thêm vào sẽ thuộc sở hữu của cả nhóm. Dù bạn đã rời khỏi Team Drive, tệp tin của bạn vẫn sẽ tồn tại trong nhóm.
Sau khi bạn thêm các tệp tin, bạn có thể gắn sao các tệp quan trọng, di chuyển tệp và xóa tệp. Trong phần này, bạn sẽ tìm hiểu cách:
Đánh dấu sao các tệp quan trọng giúp bạn dễ dàng tìm thấy chúng khi cần. Nhấn chuột phải vào tệp hoặc thư mục và chọn Add star.
Để xem tất cả các tệp và thư mục đã gắn dấu sao, nhìn vào thanh điều hướng bên trái và nhấn vào Starred.
Bạn có thể di chuyển bất kỳ tệp nào mà bạn sở hữu vào Team Drive, dù chúng được lưu ở một thư mục Drive khác hay từ máy tính hoặc thiết bị di động của bạn. Để di chuyển tệp giữa Team Drives hoặc từ My Drive vào Team Drive, kéo tệp vào thư mục đích trong Team Drive.
Lưu ý:
Xóa Một Tệp:
Khôi Phục Một Tệp:
Để tìm tệp trong một Team Drive:
Để tìm kiếm một thư mục trong Team Drives, bạn chỉ có thể tìm kiếm các thư mục trong My Drive hoặc trong Team Drive. Trong thanh công cụ tìm kiếm, nhấn vào mũi tên trỏ xuống để mở cửa sổ Advanced window và đi đến trường Location.
Google Team Drive là gì Nâng cấp drive one không giới hạn tài khoản dung lượng
Tùy chọn: Để tìm kiếm từ hoặc cụm từ cụ thể liên quan đến tệp hoặc thư mục, nhập từ hoặc cụm từ vào hộp tìm kiếm.
Bên cạnh Location, nhấp vào Anywhere và chọn Team Drives. Khi tìm thấy thư mục bạn muốn, nhấn vào Select và sau đó nhấn vào Search để mở thư mục và tìm kiếm tệp của bạn.
Tất cả các tệp bạn thêm vào Team Drive sẽ tự động được chia sẻ với các thành viên trong Team. Tuy nhiên, bạn cũng có khả năng chia sẻ các tệp đang lưu trữ trong Team Drive với những người khác trong doanh nghiệp của bạn, ngay cả khi họ không phải là thành viên của Team Drive. Trong phần này, bạn sẽ tìm hiểu cách:
Để chia sẻ tệp, bạn cần ít nhất quyền Edit Access đối với tệp đó.
Lưu ý: Doanh nghiệp của bạn có thể có quyền hạn chế việc chia sẻ tệp ra bên ngoài. Hãy liên hệ với quản trị viên để biết thêm thông tin.
Chia sẻ tệp tin với cá nhân hoặc nhóm:
Nếu bạn đặt quyền truy cập là chỉ View hoặc Comment, bạn có thể ngăn người khác tải xuống, in và sao chép các tệp đã được chia sẻ.
Gửi liên kết truy cập qua email:
Bất kỳ ai có liên kết này đều có thể truy cập tệp.
Lưu ý: Bạn có thể không thấy một số tùy chọn nhất định nếu quản trị viên của bạn đã tắt chúng.
Hủy chia sẻ tệp với mọi người trong doanh nghiệp:
Hủy chia sẻ tệp với một cá nhân:
Lưu ý: Nếu bạn hủy chia sẻ một tệp nhưng tệp đó vẫn được chia sẻ với cả doanh nghiệp hoặc một nhóm bao gồm người vừa bị hủy quyền truy cập, thì họ vẫn có thể truy cập tệp.
Tác giả: bientap3nguyenhuy
Nguồn tin: mga .vn
Ý kiến bạn đọc
Những tin mới hơn
Những tin cũ hơn