Google Team Drive là gì Nâng cấp drive one không giới hạn tài khoản dung lượng

Google Team Drive là gì Nâng cấp drive one không giới hạn tài khoản dung lượngGoogle Team Drive: Hướng Dẫn Cài Đặt và Sử Dụng

Google Team Drive là một dịch vụ đã tồn tại từ lâu nhưng vẫn chưa được nhiều người biết đến. Trong bài viết này, MGA.vn sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về Google Team Drive, cách cài đặt và sử dụng, cùng với một số mẹo nhỏ giúp bạn tận dụng dịch vụ lưu trữ này với dung lượng không giới hạn và khả năng kiểm soát nội dung cập nhật trong Google Team Drive.

Google Team Drive Là Gì?

Google Team Drive là không gian chung cho các nhóm (Teams) trong công ty của bạn, cho phép họ dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm và truy cập vào các tệp tài liệu từ bất kỳ đâu và trên bất kỳ thiết bị nào.

Khác với các tệp trong My Drive, tài liệu trong Team Drive thuộc về một nhóm thay vì một cá nhân. Điều này có nghĩa rằng, ngay cả khi có thành viên trong nhóm nghỉ việc, các tệp này vẫn được giữ nguyên và tiếp tục có thể được truy cập, chia sẻ thông tin và hoàn thành công việc.

Lưu ý: Team Drive chỉ hỗ trợ cho các phiên bản G Suite Business, G Suite Enterprise hoặc G Suite for Education. Nếu bạn không thể bật Team Drive, hãy liên hệ với quản trị viên của công ty bạn.
Google Team Drive là gì Nâng cấp drive one không giới hạn tài khoản dung lượng

Người dùng G Suite phiên bản Basic hoặc G Suite miễn phí (tài khoản Gmail không phải theo tên miền doanh nghiệp) sẽ không sử dụng được Team Drive.

Nếu tài khoản của bạn chưa có Google Team Drive, bạn có thể nhanh chóng mua gói giải pháp G Suite Business hoặc G Suite Enterprise tại đây.

Cách Cài Đặt Team Drive

Đầu tiên, mở Google Drive tại địa chỉ (drive.google.com). Trên thanh điều hướng bên trái, chọn Team Drives.

• Nhấn New ở trên cùng > Nhập tên cho Team Drive mà bạn muốn tạo (ví dụ: Cassy’s Team, Tài chính, Nhân sự,…) > Nhấn Create.

Bạn có thể tạo nhiều thư mục Team Drive khác nhau. Khi muốn thêm người dùng hoặc tải tệp lên, bạn phải chọn một thư mục Team Drive mà bạn muốn thực hiện thay đổi.

Lưu ý: Nếu bạn không thể tạo Team Drive, có thể quản trị viên của bạn đã tắt chức năng này. Hãy liên hệ với quản trị viên để được hỗ trợ.

Nếu bạn là quản trị viên G Suite, bạn có thể thực hiện theo các bước sau để bật Team Drive cho doanh nghiệp của mình:

• Truy cập vào Google Admin console (admin.google.com) > Apps > G Suite > Drive and Docs > Đảm bảo rằng ứng dụng Drive đã được bật bằng cách nhấn vào nút More và chọn ON for everyone.
• Chọn Sharing settings > Chọn tổ chức phù hợp; mặc định sẽ áp dụng cho toàn bộ tài khoản.
• Trong mục Team Drive creation, bỏ chọn Prevent users in <your-domain> from creating new Team Drives.
• Nhấn Save và chờ tối đa 24 giờ để mọi thay đổi có hiệu lực trên tài khoản của bạn.

1. Cách Thêm Thành Viên và Phân Quyền Truy Cập

Khi bạn thêm một thành viên mới vào Team Drive, họ sẽ được cấp quyền đầy đủ để upload, chỉnh sửa, xóa tệp hoặc mời thêm thành viên mới. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi quyền hạn của các thành viên này theo ý muốn.
Cách Thêm Thành Viên và Cài Đặt Phân Quyền

Để thêm thành viên và thiết lập quyền truy cập, bạn cần có quyền Full Access trước:

1. Trong thanh điều hướng bên trái, chọn một Team Drive.
2. Nhìn lên phía trên, ngay dưới tên Team Drive, chọn Add members.
3. Nhập tên, địa chỉ email hoặc địa chỉ của một nhóm Google Group.
4. (Tùy chọn) Để thay đổi quyền từ “Full access”, nhấn vào mũi tên thả xuống bên cạnh và chọn quyền mới.
5. (Tùy chọn) Nhập tin nhắn cho thành viên mới.
6. (Tùy chọn) Nếu bạn không muốn gửi thông báo đến người vừa được thêm vào, chọn Skip sending notifications.

2. Thay Đổi Quyền Của Các Thành Viên Trong Team Drive

Để phân quyền cho từng thành viên, bạn cần có quyền Full Access:

1. Trong thanh điều hướng bên trái, chọn một Team Drive.
2. Ở phía trên, ngay cạnh tên Team Drive, chọn mũi tên trỏ xuống và chọn Manage members.
3. Chọn tên thành viên mà bạn muốn thay đổi quyền truy cập, nhấn vào mũi tên và chọn phân quyền mới.
4. Nhấn Done để hoàn tất.

3. Xóa Thành Viên

Để xóa một thành viên, bạn cần có quyền Full Access:
 

1. Trong thanh điều hướng bên trái, chọn một Team Drive.
2. Ở phía trên, ngay cạnh tên Team Drive, chọn mũi tên trỏ xuống và chọn Manage members.
3. Chọn tên thành viên mà bạn muốn xóa, nhấn vào mũi tên và chọn Remove Member.
4. Nhấn Done để hoàn tất.

Lưu ý: Nếu bạn xóa ai đó khỏi Team Drive, họ vẫn có thể giữ quyền truy cập vào một số tệp đã được chia sẻ theo các cách khác. Ví dụ, các tệp được chia sẻ ở chế độ “Tất cả mọi người trong công ty đều có thể xem” sẽ vẫn có thể truy cập được.

4. Cách Thêm Tệp và Thư Mục Vào Team Drive

4.1. Cách Tạo Một Thư Mục Mới

1. Trong thanh điều hướng bên trái, chọn một Team Drive hoặc thư mục hiện có.
2. Nhấn vào New > Folder.
3. Nhập tên thư mục.
4. Nhấn Create.

Lưu ý: Để di chuyển thư mục, hãy liên hệ với quản trị viên của bạn.
Google Team Drive là gì Nâng cấp drive one không giới hạn tài khoản dung lượng

4.2. Cách Tải Lên Thư Mục Hiện Có Từ Máy Tính

1. Trong thanh điều hướng bên trái, chọn một Team Drive.
2. Trên máy tính của bạn, kéo thư mục hiện tại và thả vào Team Drive. Hoặc, nhấn vào New > Folder Upload.

4.3. Cách Thêm và Mở Các Tệp

Để thêm tệp vào Team Drive, bạn cần có quyền Edit Access. Tất cả tệp tin bạn thêm vào sẽ thuộc sở hữu của cả nhóm. Dù bạn đã rời khỏi Team Drive, tệp tin của bạn vẫn sẽ tồn tại trong nhóm.

1. Trong thanh điều hướng bên trái, chọn một thư mục Team Drive.
2. Kéo tệp từ máy tính và thả vào thư mục đã chọn. Hoặc, nhấn vào New và chọn một trong các lựa chọn dưới đây:
   • Để tạo một tệp mới, chọn loại tệp bạn muốn tạo, như Google Docs hay Google Sheets.
   • Để tải tệp lên, chọn File Upload, tìm đến vị trí của tệp trên máy tính và mở nó.
3. Nhấn đúp vào một tệp để mở.

5. Cách Quản Lý Các Tệp

Sau khi bạn thêm các tệp tin, bạn có thể gắn sao các tệp quan trọng, di chuyển tệp và xóa tệp. Trong phần này, bạn sẽ tìm hiểu cách:

5.1. Đánh Dấu Sao Các Tệp Quan Trọng

Đánh dấu sao các tệp quan trọng giúp bạn dễ dàng tìm thấy chúng khi cần. Nhấn chuột phải vào tệp hoặc thư mục và chọn Add star.

Để xem tất cả các tệp và thư mục đã gắn dấu sao, nhìn vào thanh điều hướng bên trái và nhấn vào Starred.

5.2. Di Chuyển Các Tệp

Bạn có thể di chuyển bất kỳ tệp nào mà bạn sở hữu vào Team Drive, dù chúng được lưu ở một thư mục Drive khác hay từ máy tính hoặc thiết bị di động của bạn. Để di chuyển tệp giữa Team Drives hoặc từ My Drive vào Team Drive, kéo tệp vào thư mục đích trong Team Drive.

Lưu ý:

• Để di chuyển tệp giữa các Team Drive, bạn phải có Full Access vào thư mục Team Drive gốc và ít nhất là Edit Access của thư mục Team Drive đích.
• Nếu người khác sở hữu tệp tin đó, bạn phải nhờ họ di chuyển nó (bạn không thể di chuyển tệp mà mình không sở hữu).
• Để di chuyển các thư mục, hãy liên hệ với quản trị viên của bạn.

5.3. Xóa hoặc Khôi Phục Tệp

Xóa Một Tệp:

• Bạn phải có Full Access để xóa một tệp.
• Chọn tệp bạn muốn xóa. Ở phía trên bên phải, nhấn vào biểu tượng thùng rác.
• Thao tác này sẽ xóa tệp cho tất cả mọi người.

Khôi Phục Một Tệp:

• Bạn phải có Edit Access hoặc quyền truy cập cao hơn để khôi phục một tệp.
• Trong thanh điều hướng bên trái, chọn một Team Drive.
• Ở phía trên cùng, bên cạnh tên Team Drive, nhấn vào mũi tên trỏ xuống > View Trash.
• Chọn tệp bạn muốn khôi phục và chọn Restore (biểu tượng đồng hồ).

5.4. Tìm Kiếm Một Tệp

Để tìm tệp trong một Team Drive:

1. Trong thanh công cụ tìm kiếm, nhấp vào mũi tên trỏ xuống.
2. Bên cạnh Location, nhấn vào Anywhere.
3. Nhấn đúp vào Team Drives và chọn một Team Drive cụ thể.
4. Nhấn vào Select.
5. (Tùy chọn) Nhập thêm các trường thông tin tìm kiếm cụ thể như loại tệp hoặc thời gian chỉnh sửa.
6. Nhấn vào Search.

Để tìm kiếm một thư mục trong Team Drives, bạn chỉ có thể tìm kiếm các thư mục trong My Drive hoặc trong Team Drive. Trong thanh công cụ tìm kiếm, nhấn vào mũi tên trỏ xuống để mở cửa sổ Advanced window và đi đến trường Location.
Google Team Drive là gì Nâng cấp drive one không giới hạn tài khoản dung lượng

Tùy chọn: Để tìm kiếm từ hoặc cụm từ cụ thể liên quan đến tệp hoặc thư mục, nhập từ hoặc cụm từ vào hộp tìm kiếm.

Bên cạnh Location, nhấp vào Anywhere và chọn Team Drives. Khi tìm thấy thư mục bạn muốn, nhấn vào Select và sau đó nhấn vào Search để mở thư mục và tìm kiếm tệp của bạn.

6. Chia Sẻ và Cộng Tác
Chia Sẻ Tệp Tin Trong Google Team Drive

Tất cả các tệp bạn thêm vào Team Drive sẽ tự động được chia sẻ với các thành viên trong Team. Tuy nhiên, bạn cũng có khả năng chia sẻ các tệp đang lưu trữ trong Team Drive với những người khác trong doanh nghiệp của bạn, ngay cả khi họ không phải là thành viên của Team Drive. Trong phần này, bạn sẽ tìm hiểu cách:

6.1. Chia Sẻ Các Tệp Tin

Để chia sẻ tệp, bạn cần ít nhất quyền Edit Access đối với tệp đó.

Lưu ý: Doanh nghiệp của bạn có thể có quyền hạn chế việc chia sẻ tệp ra bên ngoài. Hãy liên hệ với quản trị viên để biết thêm thông tin.

Chia sẻ tệp tin với cá nhân hoặc nhóm:

1. Nhấn vào tệp cần chia sẻ.
2. Nhấn vào biểu tượng chia sẻ (hình người có dấu + bên trái).
3. Thêm tên, địa chỉ email hoặc Google Group.
4. (Tùy chọn) Để thay đổi quyền truy cập từ Edit, nhấn vào mũi tên thả xuống và chọn quyền mới.
5. (Tùy chọn) Thêm một tin nhắn.
6. Nhấn vào Send để gửi.

Nếu bạn đặt quyền truy cập là chỉ View hoặc Comment, bạn có thể ngăn người khác tải xuống, in và sao chép các tệp đã được chia sẻ.

Gửi liên kết truy cập qua email:

1. Nhấn chuột vào tệp mà bạn muốn chia sẻ.
2. Nhấn vào biểu tượng chia sẻ (hình người ở phía trên bên phải).
3. Nhấn vào Who has access.
4. Bên cạnh phần Link sharing off, chọn mũi tên thả xuống.
5. Sau khi hiển thị liên kết URL, nhấn vào Copy để sao chép liên kết.
6. Nhấn vào Done.
7. Dán liên kết truy cập tệp vào email mà bạn sẽ gửi.

Chia Sẻ Liên Kết Truy Cập

1. Nhấn vào một tệp cần chia sẻ.
2. Nhấn vào biểu tượng chia sẻ (hình người ở phía trên bên phải).
3. Nhấn vào Who has access.
4. Bên cạnh phần Link sharing off, nhấn vào mũi tên thả xuống.
5. Bật chế độ Link Sharing on.
6. Nhấn vào mũi tên thả xuống và chọn quyền truy cập mà bạn muốn cài đặt cho người khác.
7. (Tùy chọn) Để cho phép chia sẻ tệp với người ngoài doanh nghiệp, hãy nhấn vào Allow external access.
8. (Tùy chọn) Để tài liệu có thể tìm kiếm được trong Drive, hãy nhấp vào Findable in search results.
9. Nhấn Done để hoàn tất.

Bất kỳ ai có liên kết này đều có thể truy cập tệp.

Lưu ý: Bạn có thể không thấy một số tùy chọn nhất định nếu quản trị viên của bạn đã tắt chúng.

6.2. Hủy Chia Sẻ Một Số Tệp Tin

Hủy chia sẻ tệp với mọi người trong doanh nghiệp:

1. Nhấn vào tệp cần hủy chế độ chia sẻ.
2. Nhấn vào biểu tượng chia sẻ.
3. Chọn Who has access.
4. Tắt chế độ Link sharing.
5. Nhấn Done để hoàn tất.

Hủy chia sẻ tệp với một cá nhân:

1. Nhấn vào tệp cần hủy chế độ chia sẻ.
2. Nhấn vào biểu tượng chia sẻ.
3. Chọn Who has access.
4. Nhìn sang bên phải tên của các thành viên, nhấn vào mũi tên thả xuống và chọn Remove.

Lưu ý: Nếu bạn hủy chia sẻ một tệp nhưng tệp đó vẫn được chia sẻ với cả doanh nghiệp hoặc một nhóm bao gồm người vừa bị hủy quyền truy cập, thì họ vẫn có thể truy cập tệp.

Một Vài Lưu Ý Khi Sử Dụng Google Team Drive

• Kích thước Tệp Upload: Kích thước tệp tải lên không được vượt quá dung lượng cho phép còn lại trong tài khoản Google Drive của bạn. Nếu bạn đã sử dụng 6GB trong tổng số 15GB cho phép, kích thước tệp bạn tải lên Google Team Drive sẽ không được vượt quá 9GB.
• Di Chuyển Thư Mục: Bạn không thể di chuyển thư mục từ Google Drive vào Google Team Drive. Bạn chỉ có thể di chuyển tệp, và tệp đó phải thuộc quyền sở hữu của bạn.
• Chia Sẻ Tệp Tin: Nếu tệp không thuộc quyền sở hữu của bạn, bạn có thể sao chép tệp đó thành tệp của mình trước khi di chuyển vào Google Team Drive.