Toàn bộ kiến thức drive Nâng cấp drive one không giới hạn tài khoản dung lượng

Toàn bộ kiến thức drive Nâng cấp drive one không giới hạn tài khoản dung lượng Google Drive là một dịch vụ lưu trữ đám mây và đồng bộ hóa tệp được phát triển bởi Google, cho phép người dùng lưu trữ tệp trên đám mây, chia sẻ và tùy chỉnh các tài liệu, bảng tính, thuyết trình, biểu mẫu, và bản vẽ thông qua nhiều tính năng như Google Docs, Sheets, và Slides hoàn toàn miễn phí.

Ngày nay, Google Drive được xem là một ứng dụng phổ biến và thiết yếu cho nhiều đối tượng, bao gồm học sinh, sinh viên, và nhân viên văn phòng.

Sau khi đăng ký tài khoản trên dịch vụ này, người dùng sẽ được cung cấp 15GB dung lượng lưu trữ miễn phí. Họ có thể lưu trữ dữ liệu qua Google Drive, Gmail, và Google Photos cùng một lúc.

Drive là gì?

Từ "Drive" có thể mang nhiều ý nghĩa khác nhau tùy theo ngữ cảnh. Dưới đây là một số ý nghĩa phổ biến của từ này:

Lái xe (động từ): Drive có thể chỉ hành động lái xe ô tô hoặc các phương tiện giao thông khác.

Ổ đĩa (danh từ): Trong ngữ cảnh công nghệ, "Drive" thường được sử dụng để chỉ các ổ lưu trữ dữ liệu như ổ cứng (hard drive) hoặc ổ đĩa USB.

Sự thúc đẩy, động lực (danh từ): Drive cũng có thể diễn tả sức mạnh nội lực hoặc tinh thần thúc đẩy ai đó hoặc cái gì đó, ví dụ: "She has a strong drive to succeed" (Cô ấy có động lực mạnh mẽ để thành công).

Con đường, lối đi (danh từ): Drive có thể dùng để chỉ một con đường hoặc lối đi.

Thiết bị chứa dữ liệu (danh từ): Drive cũng có thể là một thiết bị chứa dữ liệu, thường được sử dụng trong ngữ cảnh máy tính.
Đặc biệt, trong Google Drive, từ "Drive" chỉ đơn giản là một cách diễn đạt cho không gian lưu trữ trực tuyến. Trong ngữ cảnh này, "Drive" không mang ý nghĩa như trong tiếng Anh thông thường (lái xe, động cơ, v.v.). Nó chỉ là một tên gọi được chọn để tạo hình ảnh về việc lưu trữ dữ liệu trong “đám mây” và cung cấp khả năng truy cập dữ liệu từ mọi nơi. Do đó, "Drive" ở đây có thể hiểu là nơi bạn “đặt” hoặc “lưu trữ” dữ liệu của mình.

Google Drive dùng để làm gì?
Toàn bộ kiến thức drive Nâng cấp drive one không giới hạn tài khoản dung lượng

Là một giải pháp lưu trữ đám mây nổi bật, Google Drive được sử dụng với ba mục đích cơ bản dưới đây:

• Lưu trữ tài liệu trực tuyến.
• Chỉnh sửa và tùy chỉnh tài liệu.
• Cho phép truy cập tài liệu trên mọi thiết bị.

Ưu điểm và nhược điểm của Google Drive

Sau khi tìm hiểu về những tính năng nổi bật, dưới đây là một số ưu điểm và nhược điểm của Google Drive mà bạn nên biết:

Ưu điểm của Google Drive

Sao lưu các tệp: Google Drive là giải pháp lưu trữ tối ưu thay thế cho ổ cứng ngoài, thẻ nhớ hoặc USB. Những thiết bị này có thể gặp sự cố bất cứ lúc nào, dẫn đến việc mất dữ liệu vĩnh viễn. Google Drive đã giải quyết được vấn đề này.

Gửi tệp lớn cho gia đình, bạn bè hoặc đồng nghiệp: Chỉ cần sở hữu một tài khoản Gmail, việc gửi các tệp có kích thước lớn đến bạn bè, đồng nghiệp sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết với Google Drive.

Sử dụng ứng dụng Google Drive để truy cập tài liệu: Một chiếc điện thoại thông minh hoặc thiết bị cầm tay như iPad, máy tính bảng sẽ giúp bạn rất nhiều trong việc truy cập, tải xuống hoặc thao tác với bất kỳ tệp nào qua Drive mà không cần đến máy tính.

Công cụ tìm kiếm tích hợp hiệu quả: Google Drive có tính năng tìm kiếm theo loại tệp, bao gồm hình ảnh, tệp Word, từ khóa, video, v.v. Người dùng cũng có thể tìm kiếm theo chủ sở hữu của tệp.
Tính năng nhận dạng ký tự quang học

Bạn đã bao giờ tìm kiếm một người hay một điều gì đó đặc biệt chưa? Google Drive cung cấp tính năng quét qua các tài liệu được lưu trữ bởi người dùng khác và tìm kiếm từ, tên mà bạn đã tìm kiếm trước đó nhờ vào công nghệ nhận dạng ký tự quang học độc đáo. Tính năng này rất hữu ích cho những ai đang nghiên cứu hoặc làm việc trong lĩnh vực lịch sử.

Chia sẻ ảnh và video với các liên hệ trong danh bạ

Nếu bạn bè, người thân hoặc đồng nghiệp của bạn cũng đang sử dụng Google Drive, việc chia sẻ các tệp sẽ trở nên dễ dàng và thuận tiện. Ví dụ, nếu bạn đi công tác, bạn vẫn có thể thực hiện các công việc trong một dự án với mọi người, mặc dù bạn đang ở vị trí địa lý hoàn toàn khác nhau.

Truy cập và chỉnh sửa đa dạng tài liệu

Điều này cho phép bạn mở mọi loại tệp mà không cần phải có phần mềm chuyên dụng trên máy tính của mình. Google Drive hỗ trợ người dùng mở mọi thứ từ tài liệu Adobe Suite đến các tệp Word, Sheets, Google Forms, v.v.

Công nghệ nhận dạng hình ảnh tích hợp
Toàn bộ kiến thức drive Nâng cấp drive one không giới hạn tài khoản dung lượng

Đây là một tính năng được đánh giá cao của Google Drive, cho phép công nghệ này nhận diện nội dung hình ảnh của người dùng. Chẳng hạn, nếu bạn tải lên một hình ảnh về một địa điểm nào đó, nó có thể xuất hiện khi những người dùng khác tìm kiếm thông tin về địa điểm đó qua Google Drive.

Miễn phí sử dụng hoàn toàn

Người dùng có thể thoải mái trải nghiệm tất cả những lợi ích trên của Google Drive mà không mất phí.

Nhược điểm của Google Drive

Mặc dù Google Drive có nhiều ưu điểm, nhưng nó cũng tồn tại một số hạn chế nhất định:

• Khả năng truy cập bất tiện: Khi có quá nhiều người cùng tham gia chỉnh sửa, các phiên bản cập nhật có thể không được đồng bộ cùng lúc. Nếu ai đó nhấn F5 để làm mới trang, phần chỉnh sửa trước đó của từng người sẽ bị mất.
• Dữ liệu có khả năng bị mất hoặc thất lạc: Nếu tổ chức hoặc công ty chỉ sử dụng Google Drive để lưu trữ và quản lý dữ liệu, tính an toàn có thể không được đảm bảo. Dữ liệu dễ dàng bị mất nếu nhân viên cố tình xóa bỏ chúng sau khi nghỉ việc với mục đích xấu. Do đó, việc bàn giao công việc và quản lý tài khoản một cách hợp lý là rất quan trọng.
• Giao diện công cụ chưa thân thiện: Mặc dù đã tích hợp nhiều phần mềm như Google Tài liệu, Google Trang tính, Google Trang trình bày,... và có thể so sánh với Microsoft, nhưng Google Drive vẫn chưa thực sự thân thiện với người dùng. Vẫn có một số người chọn sử dụng Microsoft Office trước rồi mới tải lên Google Drive, điều này tốn thời gian và ảnh hưởng đến hiệu suất công việc.

Những lưu ý khi sử dụng Google Drive

Bạn chỉ được sử dụng dung lượng lưu trữ tối đa là 15GB. Nếu có nhu cầu mở rộng, bạn sẽ phải thanh toán theo gói hàng tháng.

Các tài liệu được sử dụng với Google Docs, bao gồm: .gdoc, .gslides, và .gsheet, không bị giới hạn lưu trữ tại Google Drive.

Khi trải nghiệm Google Drive, bạn cần lưu ý: Hình ảnh có kích thước tối đa là 2048 x 2048 pixel và video phải có thời gian ngắn hơn 15 phút để không bị giới hạn.

Các tệp tải lên từ phần mềm Microsoft Office có định dạng mở sẽ được chuyển đổi thành định dạng Google và có thể lưu trữ trên Google Drive mà không bị giới hạn.
Hướng dẫn sử dụng Google Drive

Cách tạo Google Drive

Đầu tiên, bạn cần tạo một tài khoản Google mới.

Tạo tài khoản Google mới

Khi đã hoàn tất việc tạo tài khoản, bạn hãy truy cập vào đường link sau: https://drive.google.com/, đây chính là Google Drive của bạn.

Cách đăng tải và tạo tệp lưu trữ

Để truy cập và sử dụng các tài liệu trên Google Drive, trước tiên bạn cần tải các tệp lên.

Bạn có thể thực hiện tải tệp lên Google Drive theo hai cách sau:

1. Kéo tệp hoặc thư mục từ màn hình thiết bị của bạn và thả vào cửa sổ trình duyệt đang mở.
2. Nhấn vào mục “Mới” ở góc bên trái của màn hình. Một menu sẽ hiện ra, bấm chọn “Thư mục” để tạo tệp mới, hoặc nhấn chọn “Tải tệp lên” hoặc “Tải thư mục lên” nếu bạn muốn tải các tài liệu từ thiết bị.

Đồng thời, bạn cũng có thể sử dụng mục “Mới” để tạo các tệp, tài liệu, biểu mẫu mới bằng những phần mềm tích hợp trên Google Drive.
Toàn bộ kiến thức drive Nâng cấp drive one không giới hạn tài khoản dung lượng

Dựa vào nhu cầu cá nhân, bạn có thể chọn các ứng dụng tương ứng từ thanh Menu. Các tài liệu này sẽ được sao lưu tự động và có thể truy cập từ Google Drive.

Cách sắp xếp dữ liệu

Hãy cố gắng sắp xếp dữ liệu của bạn một cách khoa học để tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất công việc và cải thiện tính thẩm mỹ. Việc này cũng giúp bạn dễ dàng tìm kiếm các tệp và tài liệu.

Dưới đây là một vài mẹo bạn nên áp dụng để lưu trữ tệp hiệu quả:

• Nhất quán trong việc đặt tên cho thư mục.
• Chọn “Drive của tôi” và nhấn “Mới” để tạo thư mục nếu bạn muốn lập thư mục lớn.
• Nếu bạn muốn tạo một thư mục con, hãy mở thư mục mẹ trước, sau đó chọn “Mới” để tạo thư mục con. Bạn có thể dễ dàng kéo thả các thư mục tùy ý.

Cách chia sẻ tệp và tài liệu

Một trong những ưu điểm nổi bật của Google Drive là khả năng chia sẻ tài liệu nhanh chóng và dễ dàng với người khác.

Để chia sẻ tệp, bạn làm theo các bước sau:

1. Nhấp chuột phải vào tệp hoặc thư mục bạn muốn chia sẻ và chọn “Chia sẻ”.
2. Tiếp theo, bổ sung địa chỉ Email của người dùng khác và phân quyền cho họ như: Người xem, nhận xét, hoặc chỉnh sửa. Đặc biệt, tất cả các tệp và thư mục sau khi được tạo trên Drive đều có thể được nhiều người chỉnh sửa cùng một lúc.

Nếu bạn muốn bất kỳ ai cũng có thể truy cập thư mục, hãy chia sẻ địa chỉ liên kết với tùy chọn “Bất kỳ ai có đường liên kết”. Cuối cùng, sao chép URL đó và chia sẻ.

Lưu ý: Tùy chọn “Bị hạn chế” chỉ cho phép những người bạn thêm bằng Email mới có thể mở tệp hoặc thư mục.

Hướng dẫn tải Google Drive cho điện thoại

Để sử dụng Google Drive mọi lúc, mọi nơi, hãy tải Google Drive về thiết bị di động của bạn theo hướng dẫn sau:

• Tìm và tải Google Drive từ CH Play (cho Android) hoặc App Store (cho iOS).
• Nếu bạn có nhu cầu tạo, chỉnh sửa và sắp xếp tệp một cách linh hoạt nhất, hãy tải xuống các ứng dụng di động độc lập của Google như: Google Tài liệu, Google Trang tính, Google Trang trình bày và Google Hình ảnh.

Các ứng dụng này đều có tính năng hỗ trợ ngoại tuyến, cho phép bạn làm việc mà không cần kết nối Internet, và sẽ được cập nhật đồng bộ với ứng dụng Google Drive.
Ngoài ra, nếu người dùng có nhu cầu lưu trữ dữ liệu trên máy tính, hiện tại cả Mac và PC đều hỗ trợ chức năng “Sao lưu và Đồng bộ hóa”, cho phép nhanh chóng sao lưu các tệp lên Google Drive.

Cách sử dụng Google Drive trên điện thoại

Phiên bản ứng dụng di động của Google Drive có giao diện tương đồng giữa các hệ điều hành Windows, Android và iOS-iPadOS, giúp bạn dễ dàng làm quen. Các thao tác cơ bản như tải lên, tải xuống, xóa, di chuyển và đổi tên đều giống nhau trên tất cả các nền tảng.

Bước 1: Tải và cài đặt ứng dụng Google Drive từ App Store hoặc CH Play. Sau khi cài đặt xong, mở ứng dụng và đăng nhập bằng tài khoản Google của bạn.

Bước 2: Sau khi tải lên dữ liệu, bạn sẽ thấy chúng xuất hiện trên màn hình chính của Google Drive. Lúc này, bạn có thể thực hiện các thao tác với dữ liệu như tải xuống, chỉnh sửa, xóa, chia sẻ, v.v.

Cách thức hoạt động của Google Drive

Toàn bộ dữ liệu như tài liệu, âm thanh, hình ảnh và video của người dùng sẽ được lưu trữ trên máy chủ của Google sau khi tải lên Google Drive. Dịch vụ này được đánh giá cao nhờ khả năng cho phép người dùng sử dụng các ứng dụng văn phòng quen thuộc như Google Tài liệu, Google Trang tính, Google Trang trình bày, Google Hình ảnh, và Google Lớp học. Bạn có thể tải xuống các ứng dụng này dễ dàng và hoàn toàn miễn phí từ CH Play hoặc App Store.

Ngoài ra, Google Drive còn được so sánh với bộ Office trực tuyến của Microsoft nhờ trình chỉnh sửa tài liệu rất tiện lợi. Điều này thể hiện rõ khi sử dụng Google Tài liệu (Google Docs), nơi nhiều người dùng có thể cùng chỉnh sửa một nội dung. Google cũng cho phép khôi phục các phiên bản nội dung, tự động sao lưu, và xem ai đã thực hiện thay đổi.

Để mở tài liệu trên Google Drive một cách nhanh chóng khi không có kết nối internet, người dùng có thể cài đặt công cụ Google Drive File Stream. Công cụ này cho phép bạn nhanh chóng truy cập tất cả các tệp đang lưu trữ trên Google Drive từ máy tính.

Các tính năng hữu ích của Google Drive

Dưới đây là những tính năng hữu ích của dịch vụ lưu trữ Google Drive:

Gửi trực tiếp tệp thông qua Gmail

Người dùng có thể gửi trực tiếp tệp từ Drive bằng tài khoản Gmail của mình. Người nhận có thể mở thư trực tiếp hoặc lưu tệp vào Drive của họ mà không cần tải xuống.

Để thực hiện điều này, bạn chỉ cần làm theo các bước sau:

1. Chọn biểu tượng của Drive trên thanh công cụ dưới thư, sau đó chọn tệp bạn muốn gửi.

Cộng tác trực tuyến trở nên đơn giản

Như đã đề cập, Google Drive cho phép nhiều tài khoản truy cập và chỉnh sửa cùng một văn bản, bảng tính, v.v. Các thao tác của từng người đều được sao lưu khi trực tuyến, giúp tối ưu hóa thời gian và năng suất công việc thay vì thực hiện từng người rồi tổng hợp như trước đây.

Bạn có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl+Alt+Shift+G để theo dõi lịch sử hoạt động trên tệp của từng tài khoản trong nhóm. Ngoài ra, người dùng có thể xem danh sách đầy đủ các phím tắt của Google Drive bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + / ở bất kỳ đâu trên trang.
 

Sao lưu dữ liệu từ điện thoại

Nếu bạn muốn sao lưu dữ liệu từ điện thoại lên Google Drive, chỉ cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Từ ứng dụng Drive trên thiết bị của bạn, nhấn vào “Cài đặt” rồi chọn “Sao lưu”, sau đó lựa chọn mục bạn muốn sao lưu, chẳng hạn như Ảnh, video, hoặc danh bạ điện thoại.

Bước 2: Nhấn vào “Bắt đầu sao lưu” và chờ một chút để điện thoại thực hiện quá trình sao lưu.

Lưu ý: Trong quá trình sao lưu, điện thoại cần phải có kết nối Internet ổn định.

Tạo bảng khảo sát và thu thập dữ liệu

Google Drive còn cung cấp tính năng tạo bảng, giúp bạn lập bảng khảo sát ý kiến và thu thập thông tin.

Các bước thực hiện như sau:

1. Chọn “Tạo tệp”, sau đó nhấn vào “Google Biểu mẫu”: bạn sẽ thấy lựa chọn giữa mẫu trống và mẫu có sẵn.
2. Google Biểu mẫu cung cấp nhiều hình thức khảo sát đa dạng mà bạn có thể kết hợp với nhau, như câu hỏi, văn bản thông thường, và chọn đáp án.

Mặc dù được nhiều người dùng ưa chuộng, nhưng những người mới làm quen với Google Drive vẫn có thể gặp khó khăn trong việc hiểu rõ cách sử dụng, chẳng hạn như:

Hy vọng sau khi đọc bài viết trên, bạn đã hiểu rõ Google Drive là gì và có thể sử dụng Drive một cách dễ dàng, giúp tối ưu hóa thời gian và hiệu suất công việc. Nếu có bất kỳ điều gì chưa rõ, hãy để lại bình luận bên dưới để được giải đáp. Chúc bạn thành công!