Bộ nhớ Nâng cấp drive one không giới hạn tài khoản dung lượng dùng chung

Bộ nhớ Nâng cấp drive one không giới hạn tài khoản dung lượng dùng chung Chắc hẳn nhiều bạn sử dụng Google Drive Unlimited đang thắc mắc Bộ nhớ dùng chung là gì và cách sử dụng nó ra sao? Khi sử dụng Google Drive, một số tài khoản sẽ thấy Bộ nhớ dùng chung (hay còn gọi là Shared Drives) nằm phía dưới Drive.

Bộ nhớ dùng chung (Shared Drives), trước đây được gọi là Team Drives, là một không gian lưu trữ chung dành cho các nhóm dự án hoặc phòng ban trong công ty. Nó cho phép mọi người dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm và truy cập vào các tài liệu nhóm một cách linh hoạt từ bất kỳ đâu và trên bất kỳ thiết bị nào.

Khác với các dữ liệu lưu trữ trong My Drive thuộc về một cá nhân nhất định, dữ liệu trong Shared Drives thuộc về một nhóm chung. Điều này có nghĩa là ngay cả khi một số thành viên trong Nhóm nghỉ việc, dữ liệu vẫn được giữ nguyên vẹn, giúp Nhóm tiếp tục truy cập thông tin, chia sẻ dữ liệu và hỗ trợ nhân viên mới trong việc tiếp nhận công việc từ những người đã nghỉ việc, từ đó giúp họ thích nghi tốt hơn với các nhiệm vụ của công ty.

Các tính năng của Shared Drives:

• Dung lượng: Không giới hạn đối với Shared Drives, nhưng dung lượng sẽ được tính vào tài khoản người dùng tải tệp lên.
• Chia sẻ: Có thể chia sẻ trong nội bộ và cả bên ngoài công ty.
• Phân quyền: Người dùng có thể xem, thêm, xóa, sửa file và thêm người dùng bên ngoài. Người dùng bên ngoài cũng có thể được phân quyền để xóa, sửa file như trong hệ thống.

Shared Drives được hỗ trợ ở các phiên bản Business Standard, Business Plus, đến Enterprise (bao gồm Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus) và phiên bản cho giáo dục – G Suite for Education.

Đối với các tài khoản Gmail cá nhân và người dùng Google Workspace phiên bản Business Starter, sẽ không thể sử dụng được bộ nhớ dùng chung này.
Hướng dẫn sử dụng bộ nhớ dùng chung

Bước 1: Đầu tiên, bạn cần đăng nhập vào dịch vụ Google Drive. Địa chỉ đăng nhập cho những ai cần: https://drive.google.com. Sau khi đăng nhập thành công, bạn có thể nhấp thẳng vào liên kết https://drive.google.com/drive/shared-drives hoặc chọn Bộ nhớ dùng chung.

Bước 2: Đây là giao diện cơ bản của Google Drive. Tiếp theo, hãy chú ý đến một số điểm sau:

• Phần khoanh xanh dương: Thể hiện dung lượng lưu trữ. Vì dung lượng là không giới hạn, bạn không cần phải lo lắng về phần này.

• 

  Phần khoanh xanh lá cây: Hiển thị các bộ nhớ dùng chung hiện có. Bạn có thể thấy rằng mình đã tạo một bộ nhớ dùng chung theo dung lượng quy định của EKA SHOP. Bạn không cần bận tâm vì trong hướng dẫn này mình sẽ chỉ cách tạo mới.

• Phần khoanh cam: Nhấn vào đây để tạo bộ nhớ dùng chung mới.

Bước 3: Sau khi nhấp vào tạo bộ nhớ dùng chung mới, bạn sẽ được yêu cầu đặt tên cho bộ nhớ dùng chung. Bạn có thể đặt tên tùy ý, miễn là bạn nhớ. Mình không tạo cho bộ nhớ dùng chung nào cả nên có thể đặt tên gì cũng được vì chỉ có mình sử dụng thôi mà =)). Sau khi đặt tên xong, bạn nhấn vào “Tạo” để tiếp tục sang bước 4.
Bộ nhớ Nâng cấp drive one không giới hạn tài khoản dung lượng dùng chung 

Bước 4: Sau khi nhấn “Tạo” ở bước 3, bạn sẽ được chuyển sang giao diện mới. Đây là giao diện của folder bộ nhớ dùng chung. Tại đây có một số thông tin mà Google liệt kê như:

• Tên của bộ nhớ dùng chung: Ví dụ, mình đặt là EKA SHOP.
• Phía dưới: Số lượng thành viên và liên kết để thêm thành viên mới.

Bước 5: Bước này sẽ là thêm thành viên mới vào bộ nhớ dùng chung. Tại đây, bạn sẽ có một số yêu cầu để bắt đầu như sau:

Bạn có thể nhập tên hoặc địa chỉ email của thành viên trong bộ nhớ dùng chung để thêm vào. Nên nhập email để tránh nhầm lẫn.

Tại phần cấp quyền (mình khoanh đỏ), bạn có các lựa chọn như sau:

Người quản lý: Thành viên được cấp quyền này sẽ có toàn quyền quản lý các thành viên khác, có thể tải tài liệu lên, chỉnh sửa tài liệu và xóa tài liệu của các thành viên khác.

Người quản lý nội dung: Thành viên được cấp quyền này có thể tải tài liệu lên và chỉnh sửa, xóa tất cả các tệp hiện có trong folder bộ nhớ dùng chung.

Người đóng góp: Thành viên được cấp quyền này có thể tải tài liệu lên và chỉnh sửa tất cả các tệp hiện có trong folder bộ nhớ dùng chung.

Người nhận xét: Có thể nhận xét (comment) tất cả các tệp, nhưng không có quyền tải lên hoặc xóa các tệp.

Người xem: Chỉ có thể xem nội dung tài liệu mà thôi.
Mặc định, Google thiết lập quyền truy cập cho thành viên thứ hai là "Người quản lý nội dung," điều này có thể gây ra rủi ro. Bạn nên thiết lập quyền cho các tài khoản trong nhóm là "Người đóng góp." Việc này sẽ giảm thiểu khả năng sai sót trong việc chỉnh sửa tài liệu của người khác. Mặc dù Google có chức năng “roll-back” để khôi phục tài liệu, nhưng quá trình này khá phức tạp

.

Bạn có thể ghi chú nội dung cho thành viên mới được thêm vào. Bạn có thể ghi bất kỳ điều gì bạn muốn hoặc không ghi cũng được

. Sau khi hoàn tất, hãy nhấn vào “Gửi” để Google tự động thông báo cho thành viên mới biết!

Bộ nhớ Nâng cấp drive one không giới hạn tài khoản dung lượng dùng chung 

Bước 6:

Sau khi hoàn thành bước 5, bạn đã xong phần này. Từ bước 6, mình sẽ giới thiệu thêm về các chức năng khác của Bộ nhớ dùng chung trên Google Drive. Dưới đây là một số liên kết (menu) tiện ích nhanh.

Để xem nhanh thành viên hoặc chỉnh sửa quyền hạn, bạn có thể nhấp vào liên kết “2 thành viên”.

Bước 7:

Sau khi nhấp vào liên kết tại bước 6, một pop-up sẽ xuất hiện hiển thị toàn bộ các thành viên. Tại đây, bạn có thể chỉnh sửa quyền truy cập hoặc xóa thành viên khỏi nhóm. Như trong ảnh minh họa, toàn bộ thông tin đều bằng tiếng Việt, nên mình không cần giải thích quá nhiều nhỉ?

Bước 8:

Tiếp theo, bạn sẽ thấy nhiều chức năng hơn khi nhấp vào liên kết hình tam giác lộn ngược ở cuối tên nhóm. Nhấp vào đó sẽ hiển thị các lựa chọn sau:

• Thêm thành viên: Rõ ràng rồi. Bạn có thể xem lại cách thêm thành viên ở bước 5.
• Quản lý thành viên: Bạn có thể truy cập nhanh ở bước 7.
• Gửi email cho các thành viên: Đây là chức năng khá thú vị, chẳng hạn như thông báo "Chiều nay 5h nhậu nhé!" hay "Có tập tin tài liệu mới nhé!" để tất cả các thành viên trong nhóm đều nhận được thông báo một cách nhanh chóng và tiết kiệm thời gian.
• Cài đặt bộ nhớ dùng chung: Bạn có thể thay đổi chủ đề, đổi tên, tìm kiếm trong bộ nhớ, xem thùng rác (nơi chứa các tệp bị xóa có thể khôi phục lại hoặc xóa hoàn toàn), và xóa drive nhóm.

Bước 9:

Bạn có thể xem lịch sử hoạt động của các thành viên trong nhóm bằng cách nhấp vào biểu tượng chữ “i” bên phải

Bộ nhớ Nâng cấp drive one không giới hạn tài khoản dung lượng dùng chung 

Lịch sử hoạt động

Giờ đây, người dùng sẽ không cần mất thời gian đồng bộ các tài liệu hay lo lắng về việc tốn dung lượng bộ nhớ. Với Drive File Stream, bạn và đồng nghiệp có thể truy cập và làm việc bất cứ lúc nào.

Upload và chia sẻ file trên Bộ nhớ dùng chung Google Drive

Việc upload và chia sẻ file hay tạo thư mục trên Bộ nhớ dùng chung cũng tương tự như một tài khoản Gmail thông thường. Tuy nhiên, ở phần bộ nhớ dùng chung, Google không cho phép người dùng chia sẻ thư mục mà chỉ chia sẻ tệp, nhằm hạn chế việc lạm dụng tính năng của Bộ nhớ dùng chung trên Google Drive.
Một số lưu ý:

• Bạn không thể chia sẻ thư mục trong Bộ nhớ dùng chung; chỉ có thể chia sẻ tệp.
• Bạn không thể di chuyển thư mục từ "Drive của tôi" vào Bộ nhớ dùng chung; bạn chỉ có thể di chuyển tệp. Dĩ nhiên, tệp đó phải thuộc quyền sở hữu của bạn thì mới được.
• Nếu tệp không thuộc quyền sở hữu của bạn, bạn có thể sao chép tệp đó thành tệp của mình trước khi di chuyển vào Bộ nhớ dùng chung.

Cách thoát ra khỏi Bộ nhớ dùng chung Google Drive và xóa Bộ nhớ dùng chung

Nếu bạn là Người quản lý, bạn hãy vào phần Quản lý thành viên để xóa thành viên muốn xóa khỏi Bộ nhớ dùng chung.

Nếu bạn là Người quản lý nội dung, Người đóng góp, Người nhận xét hoặc Người xem, bạn chỉ có thể nhờ Người quản lý xóa bạn khỏi Bộ nhớ dùng chung đó.

Để xóa Bộ nhớ dùng chung, có 2 cách:

1. Vào phần Quản lý thành viên và xóa bạn khỏi danh sách.
2. Xóa tất cả nội dung, tệp, thư mục trong đó, sau đó chọn "Xóa bộ nhớ dùng chung."

Sự khác biệt giữa Bộ nhớ dùng chung (Shared Drives) và Drive của tôi (My Drive)

Không giống như các tệp trong "Drive của tôi," các tệp trong Bộ nhớ dùng chung thuộc sở hữu của nhóm (nhiều thành viên trong nhóm) chứ không phải của một cá nhân. Dưới đây là sự khác biệt giữa Bộ nhớ dùng chung và Drive của tôi: