Dùng Chung Bộ Nhớ Bán Drive one không giới hạn dung lượng google

Dùng Chung Bộ Nhớ Bán Drive one không giới hạn dung lượng google

Bên cạnh My Drive, Google Workspace còn cung cấp một không gian lưu trữ chung trên đám mây dành cho các nhóm và phòng ban trong doanh nghiệp, được gọi là Google Shared Drives. Hãy cùng khám phá những đặc điểm nổi bật của tính năng hữu ích này trong Google Workspace.

Mô hình hoạt động của Google Shared Drives khá đơn giản: bạn có thể tạo nhiều thư mục, mỗi thư mục đại diện cho từng nhân viên hoặc chức năng cụ thể trong công ty, và thiết lập quyền truy cập cho từng thư mục dựa trên nhu cầu của tổ chức. Để sử dụng tính năng này, bạn cần đăng ký ít nhất gói Google Workspace Business Standard. Lưu ý rằng bạn không cần phải đăng ký gói Standard cho tất cả nhân viên; chỉ cần một tài khoản Standard với dung lượng 2TB có thể chia sẻ cho tất cả người dùng Gmail, bao gồm cả người dùng cá nhân @gmail.com.

Bài viết này cũng sẽ hướng dẫn bạn cách đồng bộ hóa dữ liệu công ty trực tuyến, đưa toàn bộ tài liệu lên đám mây, thiết lập Fileserver online cho doanh nghiệp, sao lưu dữ liệu công ty trên đám mây, cũng như chia sẻ thông tin một cách hiệu quả.

Dùng Chung Bộ Nhớ Bán Drive one không giới hạn dung lượng google

Để xem báo giá Google Workspace tốt nhất, quý khách vui lòng truy cập tại đây.

Tổng quan về Google Shared Drives – Bộ nhớ dùng chung của Google Workspace

Google Shared Drives, trước đây được biết đến với tên gọi Team Drives, là một không gian lưu trữ chung dành cho các nhóm dự án và phòng ban trong công ty. Tính năng này giúp các nhóm dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm và truy cập tài liệu từ bất kỳ đâu, trên bất kỳ thiết bị nào.

Shared Drives là không gian lưu trữ chung, nơi mà các nhóm có thể quản lý tệp của mình ở mọi nơi.

Khác với My Drive, nơi các tệp thuộc về cá nhân, tệp trong Shared Drives thuộc về cả nhóm. Điều này có nghĩa là ngay cả khi một số thành viên rời khỏi công ty, các tài liệu vẫn được bảo toàn, cho phép nhóm tiếp tục chia sẻ thông tin và hoàn thành công việc một cách liền mạch.

Bởi vì dữ liệu trong Shared Drives thuộc về nhóm, nên ngay cả khi có nhân sự mới gia nhập, họ vẫn dễ dàng tiếp nhận và bàn giao công việc từ những người đã nghỉ việc. Điều này không chỉ giúp bảo toàn thông tin mà còn hỗ trợ quá trình hòa nhập cho nhân viên mới, giúp họ nhanh chóng thích nghi với công việc.

• Dung lượng: Được tính theo gói bạn đã đăng ký.
• Chia sẻ: Có thể chia sẻ trong nội bộ và bên ngoài công ty.
• Phân quyền: Cho phép người dùng xem, thêm, xóa hoặc sửa tệp, cũng như thêm người dùng bên ngoài. Những người dùng bên ngoài cũng có thể được cấp quyền tương tự như trong hệ thống.

Dùng Chung Bộ Nhớ Bán Drive one không giới hạn dung lượng google

Thông tin bổ sung

Shared Drives được hỗ trợ ở các phiên bản Business Standard, Business Plus, cho đến Enterprise (bao gồm Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus) và phiên bản cho giáo dục - G Suite for Education.

Tuy nhiên, các tài khoản Gmail cá nhân và người dùng Google Workspace phiên bản Business Starter sẽ không có quyền truy cập vào bộ nhớ dùng chung này.

Để tìm hiểu thêm về Google Drive, bạn hãy xem hướng dẫn chi tiết về Google Drive.

Cách cài đặt và sử dụng bộ nhớ dùng chung của Google Workspace

Để các thành viên trong nhóm có thể cộng tác hiệu quả, việc hiểu rõ cách sử dụng bộ nhớ dùng chung là rất cần thiết trong môi trường doanh nghiệp.

Tạo một Shared Drive mới

Làm theo các bước sau để tạo một bộ nhớ dùng chung:

1. Mở Google Drive.
2. Ở bên trái, nhấp vào "Shared Drives".
3. Ở trên cùng, nhấp vào biểu tượng "New".
4. Nhập tên cho bộ nhớ dùng chung và nhấp vào "Create".

Thêm thành viên vào Shared Drive

Bạn có thể thêm thành viên vào bộ nhớ dùng chung như sau:

1. Truy cập drive.google.com trên máy tính.
2. Ở bên trái, nhấp vào "Shared Drives" và nhấp đúp vào một trong các bộ nhớ dùng chung.
3. Ở trên cùng, nhấp vào "Add members".
4. Nhập tên, địa chỉ email hoặc nhóm trong công ty. Bạn cũng có thể thêm email cá nhân.
5. Theo mặc định, thành viên mới sẽ có quyền "Content Manager", nhưng bạn có thể thay đổi phân quyền.
6. Nhấp vào "Send".

Thêm tệp hoặc thư mục vào Shared Drive

Để thêm tệp hoặc thư mục vào bộ nhớ dùng chung:

1. Truy cập drive.google.com.
2. Nhấp vào "Shared Drives" rồi chọn bộ nhớ dùng chung.
3. Nhấp vào "New" để kéo tệp từ máy tính hoặc My Drive vào bộ nhớ dùng chung, hoặc nhấp "File upload" để tải tệp lên.

Dùng Chung Bộ Nhớ Bán Drive one không giới hạn dung lượng google

Thay đổi quyền truy cập cho thành viên

Để thay đổi quyền truy cập của thành viên:

1. Truy cập "Shared Drives".
2. Ở trên cùng, nhấp vào biểu tượng mũi tên xuống bên cạnh tên bộ nhớ.
3. Chọn cấp quyền mới hoặc "Remove members" để xoá thành viên.
4. Nhấp "Done".

Các quyền truy cập trong Shared Drive

Mỗi thành viên có thể được gán các quyền khác nhau để tương ứng với vai trò của họ trong nhóm, từ quyền xem đến quyền quản lý toàn bộ nội dung.

Ẩn hoặc hiện bộ nhớ dùng chung trong Google Drive

Bạn có thể ẩn hoặc hiện bộ nhớ dùng chung như sau:

1. Truy cập Google Drive.
2. Nhấp chuột phải vào thư mục trong "Shared Drives" và chọn "Hide Shared Drive" hoặc "Unhide Shared Drive".

Xoá người dùng khỏi Shared Drive, tài liệu có mất không?

Khi xoá người dùng khỏi Shared Drive, các tệp họ đã tải lên vẫn tồn tại, nhưng bạn cần chỉ định người khác làm chủ sở hữu. Nếu không, bạn có thể mất quyền truy cập vào các tệp này.

So sánh Shared Drive với "My Drive"

Giới hạn bộ nhớ dùng chung

Bộ nhớ dùng chung có giới hạn về số lượng tệp, thành viên và dung lượng tải lên. Ví dụ:

• Một bộ nhớ dùng chung có thể chứa tối đa 400.000 tệp.
• Người dùng chỉ có thể tải lên tối đa 750GB mỗi ngày.
• Tối đa 50.000 thành viên có thể tham gia một Shared Drive.

Chia sẻ dung lượng Google Drive

Hiện tại, không thể chia sẻ trực tiếp dung lượng Google Drive giữa các tài khoản cá nhân. Tuy nhiên, bạn có thể chia sẻ thư mục từ Shared Drive nếu bạn đang sử dụng phiên bản Google Workspace Standard trở lên.

Tóm lại, bộ nhớ dùng chung trong Google Workspace là một công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp quản lý và chia sẻ tệp dễ dàng trong nhóm, đồng thời đảm bảo tính bảo mật và quyền truy cập linh hoạt.