Bộ Nhớ Dùng Chung Googledriveone giá rẻ không giới hạn dung lượng

Bộ Nhớ Dùng Chung Google drive one giá rẻ không giới hạn dung lượng

Bộ nhớ dùng chung (Shared Drives) trong Google Drive là gì?

Bộ nhớ dùng chung (Shared Drives), trước đây có tên gọi là Team Drives, là một không gian lưu trữ chung trong Google Workspace được thiết kế cho các nhóm, dự án, hoặc phòng ban trong công ty. Shared Drives giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm, và truy cập vào tài liệu từ bất kỳ thiết bị nào và ở bất kỳ đâu.

Tính năng của Shared Drives:

1. Lưu trữ dữ liệu cho nhóm chung:
   • Khác với My Drive, nơi dữ liệu thuộc về một cá nhân, Shared Drives là không gian dùng chung, nên dữ liệu thuộc về nhóm. Nếu một thành viên trong nhóm rời khỏi công ty, dữ liệu vẫn còn và không bị mất.
   • Điều này giúp nhóm tiếp tục truy cập tài liệu và hỗ trợ nhân sự mới dễ dàng tiếp nhận công việc từ người cũ.
2. Dung lượng không giới hạn:
   • Shared Drives không bị giới hạn dung lượng, tuy nhiên dung lượng được tính theo người dùng đã tải tệp lên.
3. Chia sẻ linh hoạt:
   • Dữ liệu trong Shared Drives có thể được chia sẻ cả nội bộ và bên ngoài công ty.
   • Quyền chia sẻ có thể được thiết lập cho từng người dùng, bao gồm các quyền xem, thêm, xóa, chỉnh sửa file, và thêm người dùng mới vào bộ nhớ dùng chung.
4. Phân quyền:
   • Các thành viên và cả người dùng bên ngoài công ty có thể được cấp quyền quản lý tài liệu, từ việc thêm, xóa đến chỉnh sửa.

Các phiên bản hỗ trợ Shared Drives:

• Shared Drives được hỗ trợ trong các phiên bản cao cấp của Google Workspace như Business Standard, Business Plus, và Enterprise (Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus), cùng với phiên bản G Suite for Education.
• Tuy nhiên, các tài khoản Gmail cá nhân và người dùng Google Workspace phiên bản Business Starter sẽ không sử dụng được bộ nhớ dùng chung này.

Bộ Nhớ Dùng Chung Googledriveone giá rẻ không giới hạn dung lượng

Hướng dẫn cài đặt ổ đĩa ảo Google Drive trên máy tính

Google cũng cung cấp phần mềm Google Drive for Desktop để đồng bộ và tạo ổ đĩa ảo trên máy tính, giúp bạn quản lý và truy cập tài liệu Google Drive dễ dàng như với các thư mục trên máy tính của mình. Việc này giúp làm việc với dữ liệu trên Google Drive trở nên thuận tiện hơn mà không cần phải mở trình duyệt web.

Tóm lại, Shared Drives là một công cụ mạnh mẽ trong Google Workspace, giúp tăng cường sự cộng tác, quản lý dữ liệu chung hiệu quả, và hỗ trợ quá trình bàn giao công việc trong các tổ chức.

Hướng dẫn sử dụng bộ nhớ dùng chung (Shared Drives) trên Google Drive

Bước 1: Đăng nhập Google Drive

Truy cập Google Drive bằng liên kết: Google Drive. Sau khi đăng nhập, bạn có thể trực tiếp vào Bộ nhớ dùng chung qua đường link Shared Drives hoặc nhấp vào mục Bộ nhớ dùng chung trên giao diện.

Bước 2: Giao diện chính của Google Drive

Khi vào Google Drive, bạn sẽ thấy giao diện chính. Chú ý các phần sau:

• Phần khoanh xanh dương: Hiển thị dung lượng lưu trữ, nhưng vì không giới hạn nên không cần chú ý.
• Phần khoanh xanh lá cây: Các bộ nhớ dùng chung hiện có.
• Phần khoanh cam: Nhấn vào đây để tạo Bộ nhớ dùng chung mới.

Bước 3: Tạo bộ nhớ dùng chung mới

Sau khi nhấn vào Tạo bộ nhớ dùng chung, bạn sẽ được yêu cầu đặt tên cho không gian lưu trữ này. Bạn có thể đặt tên bất kỳ và nhấn Tạo để tiếp tục.

Bước 4: Giao diện bộ nhớ dùng chung

Sau khi tạo xong, bạn sẽ được đưa đến giao diện của bộ nhớ dùng chung. Tại đây, bạn sẽ thấy tên của bộ nhớ, số lượng thành viên và có thể thêm thành viên mới.

Bước 5: Thêm thành viên mới

• Nhập tên hoặc địa chỉ email của thành viên muốn thêm vào bộ nhớ dùng chung.
• Chọn quyền truy cập:
  • Người quản lý: Toàn quyền, có thể chỉnh sửa, xóa tài liệu và quản lý các thành viên khác.
  • Người quản lý nội dung: Có thể tải lên, chỉnh sửa và xóa tệp.
  • Người đóng góp: Chỉ tải lên và chỉnh sửa, không thể xóa tệp của người khác.
  • Người nhận xét: Chỉ có thể nhận xét, không tải lên hoặc chỉnh sửa tệp.
  • Người xem: Chỉ xem nội dung.

Nên cấp quyền Người đóng góp để hạn chế rủi ro chỉnh sửa nhầm tài liệu của người khác. Sau khi chọn quyền và ghi chú (nếu muốn), nhấn Gửi để Google thông báo cho thành viên mới.

Bước 6: Quản lý thành viên

Bạn có thể chỉnh sửa quyền hạn hoặc xóa thành viên khỏi bộ nhớ dùng chung bằng cách nhấp vào liên kết số lượng thành viên.

Bước 7: Xem và chỉnh sửa quyền truy cập

Khi nhấn vào liên kết 2 thành viên, một cửa sổ pop-up sẽ hiển thị, cho phép bạn chỉnh sửa quyền hạn hoặc xóa thành viên.

Bước 8: Tùy chọn và tính năng khác của bộ nhớ dùng chung

Nhấn vào biểu tượng tam giác lộn ngược ở cuối tên nhóm để thấy các tùy chọn như:

• Thêm thành viên.
• Quản lý thành viên.
• Gửi email cho các thành viên.
• Cài đặt bộ nhớ dùng chung.
• Thay đổi chủ đề, đổi tên, tìm kiếm trong nhóm, xem thùng rác, hoặc xóa drive nhóm.

Bước 9: Xem lịch sử hoạt động

Bạn có thể xem lịch sử hoạt động của các thành viên trong nhóm bằng cách nhấp vào biểu tượng chữ i bên phải giao diện.

Bộ Nhớ Dùng Chung Googledriveone giá rẻ không giới hạn dung lượng

Lợi ích của bộ nhớ dùng chung (Shared Drives):

• Dung lượng không giới hạn.
• Lưu trữ an toàn và không bị mất dữ liệu nếu thành viên rời nhóm.
• Chia sẻ và làm việc hiệu quả với đồng nghiệp, dù ở bất cứ đâu.

Với Shared Drives, bạn và nhóm có thể quản lý tài liệu dễ dàng mà không cần lo lắng về dung lượng hay tính bảo mật.

Hướng dẫn sử dụng và chia sẻ file trên Bộ nhớ dùng chung (Shared Drives) của Google Drive

Cách upload và chia sẻ file trên Bộ nhớ dùng chung

Việc upload file trên Bộ nhớ dùng chung không khác biệt so với việc sử dụng Google Drive cá nhân. Tuy nhiên, có một số lưu ý quan trọng:

• Không thể chia sẻ thư mục, chỉ có thể chia sẻ file trong Bộ nhớ dùng chung.
• Không thể di chuyển thư mục từ Drive của tôi sang Bộ nhớ dùng chung, nhưng bạn có thể di chuyển file, với điều kiện file đó thuộc quyền sở hữu của bạn.
• Nếu file không thuộc quyền sở hữu, bạn có thể sao chép file để làm cho nó thuộc về mình trước khi di chuyển vào Bộ nhớ dùng chung.

Bộ Nhớ Dùng Chung Googledriveone giá rẻ không giới hạn dung lượng

Cách thoát và xóa Bộ nhớ dùng chung

1. Nếu bạn là Người quản lý, bạn có thể vào Quản lý thành viên và xóa thành viên bất kỳ, bao gồm chính bạn.
2. Nếu bạn là Người quản lý nội dung, Người đóng góp, Người nhận xét, hoặc Người xem, bạn cần nhờ Người quản lý xóa bạn ra khỏi bộ nhớ dùng chung.

Để xóa Bộ nhớ dùng chung:

• Xóa thành viên khỏi bộ nhớ dùng chung.
• Xóa tất cả nội dung, file và thư mục trong bộ nhớ dùng chung, sau đó chọn Xóa Bộ nhớ dùng chung.

Sự khác biệt giữa Bộ nhớ dùng chung (Shared Drives) và Drive của tôi (My Drive)

Lưu ý về quản lý và chia sẻ file trong Bộ nhớ dùng chung

• Chỉ chia sẻ file chứ không thể chia sẻ cả thư mục.
• Khi di chuyển file từ Drive của tôi sang Bộ nhớ dùng chung, quyền sở hữu file sẽ chuyển sang nhóm.
• Mọi thành viên trong nhóm sẽ có quyền xem file, tùy thuộc vào vai trò được cấp quyền.
• Sau 30 ngày, các file trong thùng rác của Bộ nhớ dùng chung sẽ bị xóa vĩnh viễn.

Bài hướng dẫn trên đã cung cấp đầy đủ thông tin về Bộ nhớ dùng chung của Google Drive và cách sử dụng nó. Hy vọng sẽ giúp bạn quản lý và sử dụng Google Drive hiệu quả hơn trong công việc và học tập.