bảo mật google drive Mua Drive one không giới hạn dung lượng google one

bảo mật google drive Mua Drive one không giới hạn dung lượng google one Có nhiều cách để giữ các tệp ở chế độ riêng tư nhằm tránh sự "tò mò" từ người khác. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách tăng cường bảo mật cho tài khoản Google Drive, ngăn chặn các truy cập trái phép vào các tài liệu của bạn.

Nếu bạn thường xuyên lưu trữ tệp trong Google Drive, điều quan trọng nhất là đảm bảo các tài liệu của mình được an toàn. Hãy cùng FUNiX khám phá một số cách để tăng cường bảo mật cho tài khoản Google Drive và ngăn chặn truy cập trái phép vào các tệp của bạn.

1. Bảo mật tài khoản Google
bảo mật google drive Mua Drive one không giới hạn dung lượng google one

Google Drive là một phần của tài khoản Google lớn hơn, bao gồm nhiều dịch vụ khác như Gmail và YouTube. Do đó, bạn cần tăng cường bảo vệ tài khoản Google trước. Nếu bạn sử dụng mật khẩu yếu, chưa kích hoạt xác thực hai yếu tố hoặc mắc các lỗi bảo mật khác, tài khoản Google Drive của bạn có thể dễ dàng bị xâm phạm.

2. Chia sẻ tệp đúng cách

Chia sẻ tệp trong Google Drive làm tăng đáng kể số lượng người có thể truy cập vào tài liệu, vì vậy bạn cần cẩn thận khi chia sẻ. Nếu có thể, chỉ nên chia sẻ các thư mục và tệp với những người cần quyền truy cập. Việc chọn chia sẻ với bất kỳ ai có liên kết rất thuận tiện, nhưng nhược điểm là họ có thể chia sẻ nó với nhiều người khác mà không cần sự đồng ý của bạn.

Đối với nội dung mà bạn cung cấp cho người khác, nên hạn chế quyền truy cập của họ ở mức "Người xem" hoặc "Người nhận xét". Việc cho phép bất kỳ ai có liên kết trở thành "Người chỉnh sửa" có thể dẫn đến việc tệp của bạn bị sửa đổi tùy ý.

3. Không để những người chỉnh sửa khác thay đổi quyền

Để bảo vệ tài liệu của bạn, không nên cho phép những người chỉnh sửa khác thay đổi quyền truy cập của tệp. Hãy đảm bảo rằng chỉ bạn hoặc những người mà bạn tin tưởng mới có quyền điều chỉnh cài đặt chia sẻ của tài liệu.
Nếu bạn mời người khác chỉnh sửa tệp Google Drive của mình, hãy tắt tùy chọn cho phép những người đó thêm những người chỉnh sửa khác. Điều này có nghĩa là chỉ bạn mới có quyền quyết định ai được phép thực hiện các thay đổi đối với tài liệu.

Để cài đặt chế độ này, nhấp vào nút "Chia sẻ" (Share) trên thư mục hoặc tài liệu, sau đó nhấn vào biểu tượng Bánh răng (Gear) ở góc trên bên phải của phần "Chia sẻ với mọi người và nhóm" (Share with people and groups). Bỏ chọn tùy chọn "Người chỉnh sửa có thể thay đổi quyền và chia sẻ" (Editors can change permissions and share) để hạn chế quyền của người khác đối với tệp của bạn.
bảo mật google drive Mua Drive one không giới hạn dung lượng google one

Ngoài ra, bạn cũng có thể tắt tùy chọn "Người xem và người nhận xét có thể thấy tùy chọn tải xuống, in và sao chép" (Viewers and commenters can see the option to download, print, and copy). Điều này sẽ khiến mọi người khó sao chép thông tin sang nơi khác hơn, mặc dù không thể ngăn chặn hoàn toàn (ví dụ: họ vẫn có thể chụp ảnh màn hình).

4. Thường xuyên xem lại các tài liệu được chia sẻ

Việc một người trước đây cần quyền truy cập vào tài liệu của bạn không có nghĩa là họ vẫn luôn cần quyền đó. Bạn cần thường xuyên kiểm tra các tài liệu đã chia sẻ trên Google Drive và xóa những người không còn cần truy cập ra khỏi danh sách chia sẻ.

Hiện tại, Google Drive không cung cấp công cụ để xem lại tất cả các tệp đã chia sẻ ở một nơi, cũng như không có bộ lọc nào cho phép làm điều này trong tìm kiếm nâng cao.

Tùy chọn "Được chia sẻ với tôi" (Shared with me) chỉ hiển thị các tệp được chia sẻ đến bạn mà không hiển thị tệp mà bạn đã chia sẻ đi. Chính vì vậy, bạn sẽ phải mở menu chia sẻ của từng tệp hoặc thư mục để kiểm tra.

Công việc này khá phức tạp, vì vậy bạn nên sử dụng công cụ bên thứ ba có tên là WhoHasAccess. Đây là một công cụ miễn phí có thể quét toàn bộ tài khoản Google Drive của bạn để tìm các tệp và thư mục được chia sẻ, hiển thị thiết lập chia sẻ hiện tại và cho phép bạn xóa những người không cần thiết. Hãy thử áp dụng cách này nếu bạn đã và đang chia sẻ nhiều tệp tài liệu trong Google Drive.
Vì các ứng dụng được liên kết có khả năng truy cập vào nhiều dữ liệu trong tài khoản của bạn, nên bạn cần xác nhận rằng bạn vẫn tin tưởng và muốn tiếp tục sử dụng chúng. Để xem lại các ứng dụng, hãy nhấp vào biểu tượng Cài đặt (Settings) ở góc trên bên phải của cửa sổ Google Drive, sau đó vào "Cài đặt" > "Quản lý ứng dụng" (Settings > Manage Apps).

Tại đây, bạn sẽ thấy danh sách các ứng dụng mà bạn đã kết nối với Google Drive. Tùy chọn "Sử dụng theo mặc định" (Use by default) cho phép bạn chọn mở các tệp tương thích từ Drive trong ứng dụng đó.

Trong một số trường hợp, bạn có thể thấy các ứng dụng đã xóa đang sử dụng “dữ liệu ứng dụng ẩn”. Để xóa một ứng dụng đang hoạt động, hãy nhấp vào "Tùy chọn" (Options) và chọn "Ngắt kết nối khỏi Drive" (Disconnect from Drive). Đối với các ứng dụng không còn hoạt động, hãy chọn "Xóa dữ liệu ứng dụng ẩn" (Delete hidden app data) nếu bạn không muốn giữ lại các tệp còn sót lại.

Bạn nên xóa bất kỳ ứng dụng nào mà bạn không còn sử dụng. Càng ít ứng dụng được kết nối với Drive thì nguy cơ tấn công vào dữ liệu của bạn càng thấp.

6. Mã hóa các tệp trước khi tải lên
bảo mật google drive Mua Drive one không giới hạn dung lượng google one

Các hướng dẫn trên tập trung vào việc bảo vệ dữ liệu trên Google Drive, nhưng đây không phải là mối đe dọa duy nhất đối với các tệp của bạn. Vì bạn không sở hữu khóa mã hóa cho các tệp đã tải lên, về lý thuyết, Google có thể truy cập vào những gì bạn đã thêm vào Google Drive.

Do đó, để có thêm một lớp bảo mật, bạn nên mã hóa các tệp của mình trước khi tải chúng lên Drive. Điều này giúp ngăn chặn bất kỳ ai đọc các tệp của bạn. Bạn có thể xem xét sử dụng một công cụ chuyên dụng để tăng cường bảo mật cho Google Drive như Cryptomator.

7. Không sử dụng Google Drive cho các tệp nhạy cảm

Bạn nên tránh tải lên các nội dung nhạy cảm trên Google Drive, mặc dù có nhiều cách để bảo vệ các tệp của bạn. Google sử dụng mã hóa tiêu chuẩn trong ngành để bảo vệ dữ liệu người dùng, nhưng khi bạn tải tệp lên máy chủ của người khác, bạn sẽ không thể đảm bảo dữ liệu của mình được an toàn tuyệt đối.

Những hình ảnh về cuộc sống cá nhân có thể không gây nhiều ảnh hưởng nếu bị lộ ra ngoài. Tuy nhiên, để đảm bảo bảo mật tối đa, bạn không nên tải lên các tài liệu chứa thông tin cá nhân như số An sinh xã hội, các tệp chứa mật khẩu, mã dự phòng hoặc dữ liệu nhạy cảm khác.

Trên đây là một số cách hữu ích giúp tăng cường bảo mật cho tài khoản Google Drive. Hy vọng bạn sẽ áp dụng thành công để bảo đảm an toàn cho các dữ liệu quan trọng của mình.

Xem thêm:

• Bộ nhớ Google Drive miễn phí có dung lượng bao nhiêu?
• Các mẹo để giải phóng dung lượng bộ nhớ.